Saisie des Temps : 7 Secrets d’une Gestion Interne Performante

Comment les cabinets d’expertise comptable pourraient faire exploser leurs performances ?

Une saisie des temps performante ne serait-elle pas le grand secret ?

Beaucoup de cabinets ont une gestion des temps aujourd’hui ce qui leur permet de maîtriser à peu près correctement leur rentabilité globale du cabinet.

Mais dans bien des cas, la saisie des temps en vigueur repose sur une codification médiocre, trop simple, ou inversement trop “usine à gaz” à force de vouloir courir trop d’objectifs à la fois !

Mais aussi du fait d’une méconnaissance relative des capacités de leur logiciel de gestion interne.

Certains professionnels sont mêmes les tenants d’une pensée définitive : “la gestion des temps, c’est has been !” Complètement dépassé… Un comble non dans le monde des hommes et femmes du chiffre ?

En effet, une saisie des temps “à l’ancienne” peut avoir plus d’inconvénients que d’avantages.

En revanche, cette même saisie – totalement repensée – peut devenir le coeur d’une performance hors normes pour un cabinet d’expertise comptable.

Ne boudons pas notre plaisir : s’il y a déjà une sérieuse et fréquente saisie des temps dans votre cabinet, c’est déjà très bien. Car le cabinet finira par connaître la rentabilité de ses missions.

Mais peut-être trop tard ?

Car en cas de malus avéré, on ne connaîtra les dégâts qu’à la fin de la production de la mission !
Impossible alors de renégocier avec le client, impossible de booster le collaborateur, car les jeux sont faits…

Qu’appelons-nous une saisie des temps « à l’ancienne » alors ?

Nous entendons ici une saisie des temps :

– alimentée totalement manuellement (des lignes vierges à renseigner de A à Z)
– non reliée avec la tâche prévue dans la mission à produire
– sans gestion simultanée de l’obligation
– dépourvue de temps budgétés
– ne permettant pas la détection instantanée des mali
– n’envoyant pas d’alerte en cas d’anomalie
– privée de liaison avec l’agenda du collaborateur en charge.

Autant dire, ce que l’on voit dans la quasi-totalité des logiciels du marché !

>> Téléchargez la documentation de TurboBusiness sur le blog www.turbobusiness.fr.
Et faites la différence…

Reprenons ces différents points :

  1. alimentée totalement manuellement (une ligne vierge à renseigner) : La saisie des temps conventionnelle n’étant pas reliée à des tâches prévues (et définies par une date et un temps prévu), Chacun doit tout saisir : le code dossier, le code mission, le millésime, le code tâche, le temps, un libellé etc…
    C’est à la fois long et susceptible d’erreur (couramment) sur le millésime ce qui risque de fausser vos analyses de rentabilité.
    TurboBusiness fournit aux collaborateurs leurs listes de tâches : un simple glisser-déplacer alimente instantanément une ligne complète de temps.
  2. sans relation avec la tâche prévue dans la mission à produire : Par ailleurs, l’absence de lien avec une tâche budgétée en temps empêche le calcul automatique du taux d’avancement de la mission qui est un élément fondamental ! A tout moment, TurboBusiness calcule ce taux sur toutes les missions de tous vos clients.
  3. sans gestion simultanée de l’obligation : La plupart des collaborateurs de la plupart des cabinets gèrent le suivi de leurs obligations dans des tableaux Excel (souvent différents !) ce qui empêche un suivi central des cadres. Et ils tiennent souvent leur agenda dans Outlook…
    La planification des personnels réclame alors trois logiciels différents ! La gestion interne (temps), Excel (obligations) et Outlook (agendas)…
    Rien n’est relié ! Bonjour l’efficacité… TurboBusiness permet d’accomplir tout cela au même endroit et au même moment.
  4. sans temps budgétés : On reproche souvent aux collaborateurs de faire de la sur-qualité : ce n’est pas faux. En même temps, on ne leur fournit pas la règle du jeu à savoir le temps budgété sur leurs tâches ! Comment leur reprocher ensuite de dépasser un temps budgété inconnu ? Bien sûr, si vous n’avez pas de budgets de temps détaillés sur vos dossiers, il y a un problème. TurboBusiness vous permet de les créer facilement et rapidement sur tous vos dossiers : cerise sur le gâteau, vous obtiendrez également un planning de charge automatique, donc sans effort.
  5. sans détection instantanée des malis : C’est la conséquence de notre point 4 : comment identifier les surtemps à chaque saisie des temps si on n’a pas les budgets ? TurboBusiness va plus loin : il identifie également les glissements de fonction.
    Vous obtenez alors les deux causes majeures de vos malis (exemple ci-dessus). (PVP : prix de vente prestation – PVC : prix de vente collaborateur = glissement de fonction).
  6. sans possibilité d’alerte spécifique : Outre le libellé de la tâche et un commentaire personnalisable, TurboBusiness permet – en saisie d’une ligne de temps – de stocker une remarque qui peut déboucher sur une liste consultable par les cadres : si les collaborateurs constatent des anomalies (volumes plus élevés que prévu, complexités inattendues…), ils pourront facilement vous alerte.
  7. sans liaison éventuelle avec l’agenda : Les agendas sont toujours déconnectés des tâches, des temps et des obligations ce qui induit une rupture informatique dans votre chaîne d’information. Outre le temps perdu pour les collaborateurs, ceci est préjudiciable pour la qualité de votre suivi des équipes et pour la qualité de vos statistiques de gestion. TurboBusiness relie toute l’information : tâches, obligations, temps et agenda (option) pour tous vos dossiers et leurs missions.
    Ceci a un intérêt également collectif, car les agendas de chacun peuvent être consultés dans un planning collectif pour piloter des réunions de planification. Précieux…

Les 7 secrets d’une gestion interne performante basée sur les temps

Les caractéristiques d’une saisie des temps performante sont décrites dans chacun de ces secrets…

Secret 1 – Des temps issus d’une valorisation pertinente de la mission

On lira avec profit notre livre blanc “Les 9 défis de la lettre de mission” disponible sur notre blog www.turbodeal.fr.

Une valorisation pertinente de toute mission en termes de temps budgétés dépend essentiellement de ces données :

  • client et son activité
  • outils et processus utilisés pour sa mission
  • degré de collaboration entre le cabinet et le client
  • ressources humaines affectées.

Secret 2 – Une codification optimisée de la saisie d’activités

Lorsque des tâches sont très détaillées sur les tâches exceptionnelles et que le logiciel sait détecter automatiquement ces tâches par mission client, alors votre facturation va mécaniquement augmenter !

Secret 3 – Une prévision, une planification et un pilotage performants

Dès lors que les obligations sont calculées automatiquement et les temps budgétés répartis sur ces obligations, alors le planning de charge est à la clé automatiquement.

c’est l’arme fatale pour organiser une période fiscale terminée tôt : objectif 31 mars !

Secret 4 – Une saisie des temps fréquente, pertinente et maîtrisée

Lorsque des tâches sont déjà pré-budgétées en temps et pré-codifiée (client, mission, millésime, tâche) alors la saisie des temps est :

  • ultra-rapide (3 clics)
  • ultra-contrôlée (pas d’erreurs de millésimes par exemple)
  • elle incite vos collaborateurs à ne pas faire de sur-qualité car ils connaissent à l’avance les temps budgétés sur chaque tâche.

Vos mali vont disparaître magiquement…

Secret 5 – Des contrôles rapprochés et automatisés

Cette saisie des temps performante permet alors de détecter instantanément les causes de mali sur vos dossiers, sans erreur !

Surtemps ? Glissement de fonction ? Malus commercial ? Vous saurez tout…

Secret 6 – Des états de rentabilité et de pilotage de gestion

Idéalement, des états mensuels vous procurent les dossiers qui dérapent : vous pouvez alors en discuter avec le collaborateur en charge mais aussi renégocier très tôt avec vos clients.

Car des mali annoncés en fin de mission, avec proposition de facturation additive, c’est d’un autre temps !

Secret 7 – Une maîtrise des obligations clients et des ressources humaines

Des obligations centralisées et contrôlables facilement ? Un planning de charge prévisionnel pour embaucher à l’avance et faciliter une répartition juste des portefeuilles clients ? Tous ces atouts sont de plus en plus importants pour conserver ses ressources humaines et en attirer de nouvelles.

Sinon, votre croissance en serait bloquée.

Qu’attendez-vous pour mettre en place une véritable saisie des temps performante ?

Consultez ici le site de la plateforme SaaS ILOA pour optimiser toute votre organisation et votre gestion interne.