Croissance Stagnante : la Première Mesure à Prendre…

Scène de la vie ordinaire d’un chef d’entreprise

“Philippe, patron d’une TPE de 15 salariés dans le conseil en marketing, arrive au bureau ce lundi matin.

Sa secrétaire Olivia lui fait passer une coupure de presse montrant l’installation d’un nouveau concurrent.
Ce dernier croit bon de casser les prix sur l’un de leurs services vache à lait pour prendre des parts de marché…

Elle lui glisse le courrier du jour en lui précisant que le relevé de banque indique trois rejets de prélèvement !
Voilà une journée qui commence bien ! Il va falloir serrer les boulons…

D’autant que Philippe doit préparer son rendez-vous avec le banquier pour défendre son plan de financement.
La situation est délicate car depuis 6 mois, le chiffre d’affaires régresse. Et l’opération de relance n’a pas encore porté tous ses fruits. Par contre, elle dégrade sensiblement la rentabilité de la société.

Par ailleurs, Philippe doit recevoir l’un de ses meilleurs collaborateurs.
Il menace de se laisser débaucher, pour un meilleur salaire, par une société concurrente…

Il n’a pas les arguments qu’il va pouvoir employer pour retenir ce dernier, d’autant que la trésorerie de l’entreprise est plus que tendue !…”

Cela vous rappelle quelque chose ?
Faites-vous partie des entreprises qui souffrent de la crise économique ou de la révolution digitale ?
Et qui sont dos au mur avec des échéances trop courtes ?

Dans cette situation, nous avons tous les mêmes réflexes !

Il faut trouver du chiffre d’affaires à tout prix, nous pensons tous instantanément à :
– rechercher des marchés, créer des produits et des services,
– conquérir de nouveaux clients,
– faire de la vente additive sur les clients actuels…

…. bref nous nous agitons très fort (souvent avec les mêmes vieilles recettes)…
nous augmentons notre temps de travail (et baissant notre rémunération, provisoirement bien sûr…) pour compenser les difficultés actuelles !

La fin de la journée nous voit harassé, mais avec la (bonne) conscience d’avoir fait le maximum.
Qui n’a pas déjà réagi de cette façon ?

Car tout cela est logique, non ?
Notre cerveau « reptilien » a fait ressortir le chasseur qui est en nous ! Et il a très faim…

Travailler plus « sur » son entreprise et moins « dans » son entreprise…

Il existe cependant une source de chiffre d’affaires inexplorée par la plupart des entrepreneurs. Cette source est pourtant à portée de leur main de votre main ! Et elle est redoutablement efficace…

Pourquoi donc ?
– Parce qu’elle dépend de votre seule décision en tant que dirigeant.
– Elle prend à peine 3 mois pour être mise en œuvre.
– La méthode repose sur des fondamentaux universels.
– Et parce qu’elle est basée sur une méthode qui réussit partout.

Il ne s’agit pas de travailler davantage dans votre entreprise mais sur votre entreprise…

Changeons un instant votre profil de chasseur affamé en celui de cueilleur avisé car…
…il s’agit bien d’une cueillette et Il suffit de se baisser…

Elle rapporte de quoi doubler ou tripler le résultat net de votre entreprise et vous assurer une rémunération plus consistante.

Dans le contexte économique actuel, négliger cette piste commence à ressembler à une faute professionnelle !

Car c’est parfois la pérennité de votre entreprise qui est en jeu…

Un potentiel de + 10 % garanti caché dans votre gestion interne

Laissez-moi tout d’abord vous raconter ma rencontre avec un secteur d’activité protégé et florissant depuis près de 70 ans.

Celui des cabinets d’expertise comptable et de commissariat aux comptes.

Depuis la création de leur Ordre Professionnel par le Maréchal Pétain après la Deuxième Guerre mondiale, les cabinets n’ont cessé d’afficher une croissance à deux chiffres jusque dans les années 90.

Cette belle croissance a été stoppée net en 2009 lors de la dernière crise économique majeure liée aux « subprimes ».

+0 % cette année-là, et après une feinte reprise en 2010/2011, un taux de croissance inégal les années suivantes !

Cette profession atypique car protégée a pu réaliser un très beau parcours

  • sans démarche marketing ni commerciale (interdite pendant longtemps)
  • ni grande optimisation de sa propre gestion interne
  • et parfois sans management professionnalisé de ses ressources humaines !

    Pourtant, en la croisant par hasard en 1995, je subodore que
    – le contexte économique de plus en plus tendu
    – aidé par les directives pro-concurrentielles de Bruxelles
    – et les exigences nouvelles des jeunes entrepreneurs…

…qui vont bouleverser cette insolente santé, déjà plus fragile qu’on ne le pense.

Dès 1999, ma société lance une offre de missions d’optimisation de la gestion interne et particulièrement de la facturation des cabinets d’expertise comptable.

Une démarche un peu « gonflée » certes, mais vite pertinente et qui s’étoffe aujourd’hui avec plusieurs consultants spécialisés !

Qui irait proposer à un expert-comptable de l’assister dans sa propre gestion ?… 😉
Je ne vous cache pas que tout n’a pas été facile au début !…

Confrontés à de gros cabinets très exigeants dès les premières missions, nous sommes poussés à rechercher une optimisation la plus mécanisée possible via les logiciels de gestion propres à ce secteur d’activité.

Cette recherche-développement nous amènera à créer et peaufiner notre méthode pendant 3 ans puis à créer nos propres outils (Gamme Turbo) dédiés aux cabinets comptables et aux professions de services.

Lettre de mission, planification et pilotage, facturation, trésorerie

Elle sera progressivement comprise et intégrée par la plupart des grands éditeurs de logiciels de la Profession.

Notamment les Groupes CEGID et SAGE et quasiment tous les autres depuis (ISA, ACD…).

Depuis, nous avons écumé les plus grands cabinets de la profession, mais aussi des cabinets « à taille humaine » (à partir de 5 collaborateurs).

La conclusion est chaque fois la même : il y a toujours un potentiel minimum de + 10 % de chiffre d’affaires à récupérer, et souvent plus… SANS AUCUN TRAVAIL SUPPLÉMENTAIRE !

C’est-à-dire :
– sans vente de prestations ou de produits supplémentaires,
– ni production augmentée de ceux déjà fournis,
– et pas plus administration supplémentaire (au contraire)…

…non, juste des techniques pour mieux valoriser et facturer ce qui est déjà produit.

Et bien sûr de façon totalement « indolore » pour les clients : les ajustements sont tels que jamais un cabinet ne nous a fait le reproche de lui avoir fait perdre des clients du fait de nos méthodes !

Exemple :

Pour une société réalisant 500 000 € de CA annuel avec un résultat net de 25 000 €, 10 % de gain représentent 50 000 € de marge supplémentaire : soit un triplement du résultat.

Replacez ces chiffres dans le contexte de votre propre entreprise ?

Vous constaterez le potentiel de ce travail pour vous donner un nouveau confort et vous placer dans le peloton de tête des sociétés rentables et dynamiques.

Des méthodes issues de « La Chronologie de la Performance® » (1)

Juste un mot sur nos convictions quant à la remise sur les rails d’une entreprise frappée par la crise économique et en perte de vitesse.

Nos nombreuses missions depuis 15 ans nous ont permis de découvrir une mécanique surprenante car contre-intuitive :

Redynamiser une entreprise ne passe pas prioritairement par une relance de sa fonction marketing et commerciale  !

(1) Cette méthode créée par RCA Consulting permet de redynamiser une entreprise de services en perte de vitesse en travaillant prioritairement ses fondamentaux de gestion interne et de production.

Pourquoi, me direz-vous ?

• à moins d’avoir des capacités commerciales et productives nettement en sous-charge, une entreprise en difficulté qui a probablement déjà « serré les boulons » (réduction des investissements, des charges, du personnel) ;

Elle ne pourra pas supporter avec succès un accroissement d’activité sans s’étouffer très vite du fait de ses goulots d’étranglement chroniques ;

• cette entreprise doit au préalable se refaire une santé sur trois terrains que nous appellerons des » fondamentaux » dans cet ordre :
– optimiser sa gestion interne et son système d’information,
– réorganiser ou maximiser tous ses processus,
– réinventer sa stratégie et son positionnement sur son marché.

• Parce que si elle est en difficulté, c’est que justement, les fondamentaux décrits ci-dessus ne sont pas optimisés !

L’importance de notre méthode

Elle va permettre à l’entreprise de retrouver des moyens, du confort, de la sécurité et bien sûr, de la sérénité !

Cette entreprise pourra alors envisager de se reconstruire sur ses autres fondamentaux pour ensuite se relancer à la conquête du chiffre.

Bien sûr, nous le répétons ici, il n’est pas question de dire qu’il ne faut plus chercher à développer le chiffre d’affaires, trouver de nouveaux clients, etc. dans l’intervalle.

Trois mois seulement pour installer votre « machine à cash »

Une opération de relance marketing et commerciale engagée avec des fondamentaux faibles risque de ne pas avoir les effets désirés, voire l’inverse !

J’ai mis longtemps à comprendre trois phénomènes surprenants.

1 La gestion interne d’une entreprise (ou d’un cabinet comptable) n’est pas optimisée tant que le besoin ne s’en fait pas (fortement) sentir…

Car rares sont les dirigeants qui font de la prévention ! Le malade ne va voir le docteur que quand il va très mal.
Même dans une profession culturellement « orientée gestion interne » comme les cabinets d’expertise comptable, nous avons constaté ce phénomène !

Mais la donne a changé et toutes les pistes deviennent bonnes à explorer. L’avantage de la solution que nous proposons est la rapidité de sa mise en œuvre.

Contrairement à :
• la recherche de nouveaux produits, de marchés ou de clients pour trouver du chiffre d’affaires ;
• un chantier de réorganisation des processus pour abaisser les prix de revient et reconstituer la marge de l’entreprise…
…qui sont des opérations à moyen/long terme, il est possible rapidement d’optimiser sa facturation de manière substantielle.

À savoir, gagner très vite du chiffre d’affaires et de la trésorerie par le seul jeu d’une gestion interne optimisée.

Basées sur des fondamentaux de gestion et la psychologie humaine, elles sont universelles et donc adaptables dans différents contextes professionnels.

Elles ont été plus particulièrement expérimentées, peaufinées et validées dans des tpe/pme de services.

Si vous investissez un minimum de temps, ces techniques de gestion interne feront merveille dans votre entreprise.

2 Les entreprises qui présentent les plus fortes croissances les réalisent généralement par croissance externe (rachat de sociétés concurrentes ou complémentaires)

Mais elles doivent être très rentables sur leurs métiers de base pour générer du cash et pouvoir jouer sur l’effet de levier de l’endettement.

Ce qui n’est pas donné à toutes : car ici aussi, la qualité de la gestion interne de l’entreprise est fondamentale. Justement…

3 Les entreprises les plus rentables et les plus performantes n’ont pas forcément des produits ou services plus exceptionnels que d’autres.

Mais elles ont toujours une gestion interne de meilleure qualité qui leur procure une rentabilité hors norme !

L’optimisation des processus et de la productivité est également une constante rencontrée dans ces entreprises, souvent couplée à une démarche qualité.

Car seulement brasser beaucoup de chiffre d’affaires ne procure pas forcément des performances supérieures…

Et si vous chassiez ces +10 % de chiffre d’affaires additifs et faciles dans votre entreprise ?
Quel pactole cela représenterait-il ?

Et à quoi destinerez-vous cette enveloppe de sécurité ?

Combler un trou de trésorerie et vous réconcilier avec le banquier ?
Lancer des investissements nécessaires à votre nouvelle stratégie ?
Embaucher des éléments de valeur qui manquent à votre effectif ?
Mieux vous rémunérer ou rattraper des prélèvements zappés ?
Ou tout simplement faire l’écureuil et mettre en réserve ?…

Mais avant de vous dévoiler ces fameuses techniques, il y a néanmoins un TRÈS GROS PROBLÈME que je dois bien vous avouer dès maintenant…

Le plus grand obstacle, c’est… devinez quoi ?
Car parfois, cette méthode ne fonctionne pas !

Essentiellement dans deux cas :

1 Le premier cas est le plus fréquent

Elle ne fonctionne pas car elle n’est tout bonnement pas appliquée.
Et elle n’est pas appliquée car certains dirigeants qui n’y pensent pas, n’y croient pas ou ne sont pas motivés pour l’appliquer !

La peur de l’échec (« on n’a jamais fait comme cela ») est aussi une constante.
Et puis, la course aux nouveaux clients et aux nouvelles ventes est tellement plus fantasmatique !…

Vous venez de comprendre : le plus grand frein, c’est LE DIRIGEANT ! C’est donc VOUS…

Cette situation est confirmée par Brad Sugars, expert-comptable et consultant australien, fondateur d’Action Coach.

« Ce sont le plus souvent les chefs d’entreprise qui ont un problème avec l’augmentation des prix, pas leurs clients ! ».

Chacun est un peu un saint Thomas : « je ne crois que ce que je vois… »

Quand vos clients hésitent à investir, quand ils « grattent » sur tout ce qu’ils achètent, et cela dans un contexte de récession et de perte du pouvoir d’achat…

…cette incrédulité est parfaitement justifiée et compréhensible !
Il semble difficile voire impossible de facturer davantage les clients actuels !

Pourtant…

2 Le second cas est beaucoup plus rare

Certains clients ayant lancé la méthode chez eux ont tout bonnement saboté sa mise en place !
Difficile à croire mais réel, certains ont douté ou pris peur.
Ils sont revenus à leurs vieilles (et inefficaces) habitudes.

Résultat garanti : rien ne s’est passé… à part un investissement temps et parfois financier totalement inutile voire carrément dangereux.

Einstein disait « Seuls les fous peuvent croire qu’en utilisant toujours la même méthode, on peut obtenir des résultats différents… »

Mais rassurez-vous : pour tous les autres (majoritaires heureusement), la voie est dégagée et le succès au bout de la route…

Explications…

Pourquoi la méthode fonctionne : fondamentaux et psychologie…

Beaucoup nous disent : « Oui mais chez nous, c’est différent, nos clients, nos collaborateurs sont… ne voudront pas… » ou : « … dans notre secteur, c’est spécial… etc. »

À ces arguments éminemment respectables, je réponds trois choses :

1 les fondamentaux liés à la gestion interne qui sont universels :

s’ils fonctionnent chez les autres, ils fonctionneront de la même manière chez vous.

2 Même quand vous négociez avec un client-chef d’entreprise, vous avez en réalité affaire à un être humain.

Les décisions qu’il prend sont déclenchées inconsciemment au niveau émotionnel puis justifiées par des arguments rationnels.

3 Justement, la méthode tient compte de la psychologie humaine :

– parfois nous comptons sur les mécanismes humains s’ils nous sont favorables.
Par exemple, la diffusion annuelle d’un nouveau tarif général officialise de fait les augmentations décrétées.
Elles sont donc acceptées assez naturellement par 99 % des clients. Par défaut, nous acceptons de négocier avec 1 % de « râleurs »

– d’autres fois, nous nous efforçons de les éviter quand ils nous sont défavorables.

Par exemple, nous exemptons certains collaborateurs des tâches de facturation et de relance d’impayés clients. Trop proches « émotionnellement » des clients, ils risqueraient de céder quelques largesses coûteuses pour l’entreprise…

Ce qui compte, c’est que les mêmes méthodes produiront les mêmes résultats si vous restez dans un contexte socio-économico-culturel proche.

Vous devez croire que cela est possible et tester ces méthodes : la réussite est au bout et elle est certaine !

Pour résumer, cette « universalité » de notre méthode de gestion interne vaut dans les cabinets comptables comme en TPE/PME de services

Car elle repose sur le facteur humain du processus de décision, du processus de facturation.
Elle est également liée à l’automatisation des processus qui supprime de nombreux dysfonctionnements, causes de l’évaporation malencontreuse de votre facturation.

Facturation qui ressemble à une baignoire que vous vous efforcez de remplir – avec beaucoup d’efforts – mais qui fuit continuellement !

Nous allons vous aider à colmater les brèches, à modifier vos schémas mentaux (et peut-être ceux de vos clients). Mais aussi à bétonner l’organisation de votre facturation à tous les moments-clés de la chaîne de traitement.

Il est clair que l’appui d’outils et de procédures simples mais claires faciliteront l’optimisation de votre facturation.
Nous pouvons témoigner que des centaines de chefs d’entreprises l’ont fait avant vous, pour leur plus grand profit…

Est-ce le bon moment pour exploiter cette méthode ?

Cette question nous est souvent posée, non seulement dans nos séminaires, mais aussi dans le déroulement de nos missions chez nos clients :
« Est-ce le bon moment pour mettre en pratique ces méthodes, alors que nous nous trouvons en pleine mutation économique ? »
Sous-entendu : « N’est-ce pas dangereux ? Ne risquons-nous pas de perdre des clients ? »

Nous pensons que oui, c’est le bon moment. Et même plutôt deux fois qu’une !
En effet, c’est dans les périodes économiquement difficiles que les forts deviendront plus forts et les faibles plus faibles…

Dans quel camp souhaitez-vous vous situer ? Je crois déjà connaître votre réponse…
Par ailleurs, une entreprise qui se montre bien gérée et organisée est plus respectée et attractive qu’une autre où règne la « pagaille ».

Vous évitez des erreurs, des oublis, des négligences, des retards et des litiges !…

…qui vous obligent à faire des cadeaux, des avoirs, à jouer la compensation, et toutes décisions qui font perdre de la performance à votre entreprise.
En gestion interne, les phénomènes vertueux ou vicieux sont cumulatifs ! Il vous faut lancer la roue dans le bon sens…

Les prérequis

L’avenir appartient aux entreprises qui « se posent » pour réfléchir… puis agissent !

De fait, la plupart des dirigeants de sociétés sont plus souvent de bons techniciens ou commerciaux (voire les deux) que de bons gestionnaires.

Ainsi la gestion interne passe souvent après que l’on se soit occupé des clients, des produits ou services et des prospects.

Nous constatons que la chasse aux clients et aux ventes de missions/services additifs polarise bien souvent les TPE/PME.
La conjoncture plus ou moins et les mutations liées à Internet obligent chacun à être sur la brèche.

C’est justement dans un tel contexte qu’il devient vital de mettre en œuvre :

• Les aspects psychologiques et comportementaux de nos méthodes :

– une veille sur la santé et la satisfaction des clients pour éviter leur départ ou anticiper des impayés s’ils devaient disparaître,

– des techniques de protection, d’harmonisation et de (re)négociation des prix qui ne sont pas uniquement rationnelles mais jouent aussi sur des aspects affectifs.

Leurs aspects techniques :

– codification et une tarification des activités très précises,

– budgétisation des temps et des honoraires et tarifs prévus,

– surveillance des temps passés avec alerte sur les dépassements,

– processus de facturation optimisé car automatisé,

– relance clients professionnelle et efficace,

– système d’information de gestion performant (conception simple, mise à jour mensuelle rapide, pertinence pour réagir vite),

– organisation apte à répondre aux réactions souvent émotionnelles des clients qui souffrent autant que vous et cherchent des pistes d’économie… parfois à votre détriment !

Même dans des professions de conseil, la gestion interne est bien souvent la dernière roue du carrosse :
facturation réalisée « à l’arrache » quand le compte en banque plonge dangereusement dans le rouge, ou pire, lorsque le banquier appelle !
relance des impayés laissée à l’appréciation de collaborateurs, peu enclins à effectuer cette tâche ingrate, et souvent mal formés.

Personne n’aime faire ce travail, vous pas plus que d’autres…

La méthode et ses aspects stratégiques, psychologiques et concurrentiels

Par « gestion interne » nous entendons la gestion des budgets de temps et d’honoraires, la saisie des temps passés et leur contrôle, la facturation et sa relance, les statistiques de gestion attachées.

Explications…

1 Des aspects stratégiques

La restructuration d’une gestion interne pousse à repenser sa stratégie personnelle et celle de son entreprise.

Plus précisément, la stratégie concurrentielle et positionnement (gammes et niveaux de prix), offre et facturation de prestations exceptionnelles, etc.

Gagner plus en travaillant autant… ou gagner autant en travaillant moins ? Pourquoi pas, vous choisirez ce qui vous convient le mieux…
Ce travail nécessite une cohérence chez le dirigeant qui devra se sentir à l’aise face aux clients en cas de révision tarifaire.

2 Des aspects psychologiques

Le principal frein à l’optimisation de la facturation de l’entreprise réside dans la tête des dirigeants !
Il faut d’abord se convaincre soi-même, puis convaincre ses associés ou cadres à des postes clés de gestion.

Nous avons été surpris de constater au fil des années que :

• les collaborateurs sont très partants si vous les impliquez…
Ils apprécient de contribuer à votre réflexion et seront force de proposition en faveur de votre stratégie d’optimisation de la facturation !

Mieux valoriser leur travail est flatteur et l’espoir d’une rémunération meilleure peut les habiter.
Essayez, vous verrez…

• les clients acceptent dans plus de 95 % des cas les ajustements tarifaires, même en période de crise.
A condition que vous adoptiez une méthodologie qui ne laisse aucune prise à la moindre hésitation !

Comme les requins sentent l’odeur du sang à des kilomètres, les clients captent intuitivement vos éventuelles hésitations. Vous avez pris une décision, tenez-vous-y et justifiez-la avec vigueur et rigueur.

Ce qui n’empêche pas de la souplesse s’il faut négocier un peu…

3 Des aspects concurrentiels

C’est l’occasion pour l’entreprise de comparer ses performances et ses tarifs.

Voire de se rendre « incomparable » avec un positionnement original qui peut justifier des niveaux de prix beaucoup plus élevés.

Lors de nos missions dans les cabinets d’expertise comptable et d’audit, nous proposons à cet effet une batterie d’informations et d’outils : fiche de benchmark des performances, étude des cabinets leaders, grille tarifaire, tarifs détaillés, formules de valorisation optimisées…

Quel que soit votre activité, restez en veille sur toute information statistique qui vous permette d’effectuer un « benchmark » concurrentiel.

Ceci vous permet de vous comparer aussi précisément que possible à vos concurrents.

Investissez du temps dans votre gestion interne et dans votre système d’information de gestion : la valeur de ce temps vous sera rendue au centuple !