TurboMoney : Augmentez votre Facturation Clients Sans Effort

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Révolutionnez la gestion interne dans votre cabinet d’expertise comptable !

Gestion interne ou facturation du cabinet d’expertise comptable…

Quelque soit le terme employé, la gestion interne inclut le plus souvent la saisie des temps et la facturation dans un cabinet d’expertise comptable. Elle requiert un logiciel spécifique ou un outil saas.

Il doit posséder des particularismes propres et de préférence, une méthode d’optimisation de cette facturation.

De fait, nous avons inventé la nôtre en 1999 au contact de grands cabinets Fidunion, très exigeants.

Et ce qui est fascinant, c’est que cette méthode fonctionne et donne les mêmes résultats positifs.

Notamment dans tous les cabinets qui la mettent sérieusement en place !

Juste trois indices pour optimiser votre gestion interne :

  • il n’est pas question d’augmenter directement les honoraires récurrents pour réaliser notre objectif (quoique…) ;
  • le gain repose principalement sur vos collaborateurs (presque) sans qu’ils s’en rendent compte, pas sur vous ;
  • la recette de la réussite est basée sur une mécanisation et une automatisation quasi-totale de votre facturation.

Enfin, un quatrième en cadeau : nous utilisons le facteur humain à notre avantage quand il nous favorise et nous le supprimons quand il risque de nous faire perdre.

Pourquoi cette optimisation de la facturation n’est pas déjà faite dans la plupart des cabinets comptables ?

Car c’est un paradoxe alors que la plupart des cabinets d’expertise comptable possèdent aujourd’hui un outil de gestion des temps et de la facturation.

Or par les temps qui courent, il n’est pas négligeable de gagner 5, 10 voire 15 % (ou plus) de chiffre d’affaires supplémentaire chaque année.

Tout simplement en facturant tout simplement mieux ce que vous vendez et produisez déjà !

Il peut sembler étonnant au premier abord que ceci ne soit pas fait spontanément par tout chef d’entreprise un tantinet sérieux et donc par des experts-comptables.

Même dans les secteurs de services très orientés gestion, moins de 90 % des entreprises ont fait à fond ce travail dans leur gestion interne.

Beaucoup nous disent : « C’est intéressant tout cela, mais nous sommes une petite entreprise…

Nous n’avons pas besoin d’un outil sophistiqué ni de méthodes complexes… ».

En fait, la taille de votre entreprise n’est pas le problème, c’est plutôt votre mental à vous, dirigeant !

Si vous raisonnez avec trop de modestie, vous risquez de végéter avec des résultats très moyens et de rester toujours en zone de survie…

…parce que la plupart des entreprises vivent ces situations :
• nombreuses renégociations,
• défaillances croissantes de clients,
• concentration ou remontée de clients dans des filiales internationales,
• augmentation des impayés,
• allongement des délais de paiement (malgré la Loi LME),
• raréfaction des nouveaux clients.

Pourquoi facturer plus ?

Cet argumentaire – fort pertinent – est tiré du site web de notre ami Xavier Delabarrière expert-comptable et homme de marketing accompli.

Co-dirigeant d’ECL Direct pendant des années, il défend une facturation sans complexe.

« Parce que…

1/ votre expertise le vaut bien 

Est-ce que ce que vous facturez est cohérent par rapport à ce que vous faites gagner à vos clients ?

2/ le prix n’est pas toujours le premier critère dans une relation professionnelle 

Passent souvent avant le prix : la qualité de la prestation, le facteur humain, la qualité de la relation, la crédibilité.
Privilégiez le contact physique
avec votre prospect, il est probable que le prix deviendra secondaire.

3/ vous avez des coûts professionnels et personnels à financer  

N’oubliez pas non plus, qu’avec votre développement, vos coûts de fonctionnement augmentent (dépenses de loyers, assurance, comptabilité, charges sociales, frais divers). Vos besoins financiers personnels augmentent eux aussi avec l’âge et avec votre courbe d’expérience.

4/ la crédibilité est à ce prix

Vous n’avez pas à vous justifier sur le niveau de vos prix. Votre client ne vous demandera jamais » pourquoi êtes-vous si cher ? ». Si vous êtes cher, c’est donc parce vos services, le valent, tout simplement.

5/ parce qu’il sera toujours temps de baisser un peu vos prix

Les consultants le savent : il faut toujours commencer une négociation en proposant le prix maximum tolérable et crédible que vous pouvez proposer à votre client ou prospect. Ensuite, il faut progressivement baisser et bien sûr ne pas lâcher trop vite.

Nous adhérons à la plupart des arguments développés ci-dessus et constatons jour après jour leur pertinence.

Tenter de capter des clients et un marché avec une politique de prix bas est souvent une voie suicidaire.

A moins qu’elle ne soit mûrement réfléchie dans le cadre d’une stratégie « low cost ».
Ou qu’elle ne reflète une véritable rupture technologique qui abaisse drastiquement les coûts de revient.

Fort peu d’entreprises sont capables d’emprunter ces stratégies souvent industrielles.
Mais celles qui les dévoient en payent les conséquences un jour ou l’autre…

Pourquoi cette Méthode de Facturation Optimisée ?

Il est des époques où les vents de la croissance économique portent aisément les entreprises vers la conquête de nouveaux marchés.

La nouvelle ruée vers l’or commercial !

Cette époque n’est pas révolue car :

• des secteurs innovants et des marchés émergents permettent à des entrepreneurs dynamiques et doués de créer de nouveaux empires ;

• et des entreprises marketent ou processent des produits/services existants, démodant le modèle économique de leur secteur.

Nos économies sont en recherche d’un nouveau souffle sur les plans économique et financier.

Dans des secteurs d’activité à maturité, la guerre des prix et une rentabilité tendancielle en baisse, laissent peu de marge de manoeuvre.

Loin de nous l’idée qu’il faille délaisser l’exploration de la création de valeur pour les clients.

Pas plus la création de nouveaux « océans bleus » via une analyse stratégique originale de votre positionnement concurrentiel.

L’exploration des besoins clients, exprimés ou non, et la capture de valeur  sont des voies incontournables.

Avec néanmoins un inconvénient majeur : elles prennent du temps et demandent des efforts considérables.

Car ces efforts ne sont pas toujours possibles lorsque l’accélération de la crise réduit très vite les moyens et le temps disponibles pour cela !

• Comment donc capter plus vite la valeur dans vos activités existantes pour remettre à flot un chiffre d’affaires stagnant ou déclinant ?

• Est-il possible de trouver une voie qui ne dépendrait que de votre seule décision ?

• Peut-on imaginer des résultats en seulement quelques semaines avec une efficacité réelle et mesurable ?

La Livre Facturez Plus !Et c’est bien l’objectif de cette méthode de vous donner des principes concrets pour votre gestion interne.

Car nous constatons que de nouvelles techniques de gestion et d’analyse de données permettent de « faire des miracles », à savoir :

• facturer plus à périmètre égal ;
• .. mais aussi.plus vite et automatiquement ;
• faire rentrer la trésorerie plus rapidement ;
détecter des dysfonctionnements dans la rentabilité de pans entiers d’activités et de segments clients ;
automatiser vos indicateurs dans un tableau de bord de gestion réalisé avec un tableur.

Ceci ne doit pas faire oublier la dimension humaine de la relation entreprise – clients.
Pour mieux facturer, il existe des techniques de :
vente,
négociation,
influence
…qui ont toutes des apports à proposer en périphérie de la gestion de l’entreprise.

Nous l’avons abondamment constaté, testé et exploité dans nos secteurs de prédilection, et toujours avec une touche d’étonnement !

En 1999 nous nous sommes attaqués au marché des experts comptables et des commissaires aux comptes.

Nous avons lancé nos premières missions d’optimisation de la gestion interne des cabinets d’expertise comptable !

A notre grande surprise – dans le monde du chiffre – il persistait de nombreuses voies d’amélioration que nous n’avons cessé de traquer.

Quinze années plus tard, près de 1000 missions nous ont amenés à tester opérationnellement nos hypothèses.

Nous en avons fait des méthodes pratiques, éprouvées et appréciées des clients qui ont eu l’humilité de les utiliser.

Pourtant dans la Profession Comptable :

  • les monopoles sautent peu à peu du fait de la technologie ;
  • la robotisation s’accroît ;
  • Bruxelles accentue la pression vers la baisse des honoraires ;
  • des gains de parts de marché sont devenus plus difficiles et donc plus coûteux…

…une gestion interne pointue et un système d’information puissant et pertinent sont absolument nécessaires.

Agissez maintenant !

Cette méthode traite donc de gains multiples, particulièrement dans les professions de services.

Réellement, elle vous aidera à tamiser « les pépites d’or qui retournaient à la rivière » faute de technicité suffisante pour les retenir, y compris dans les axes traditionnels de votre activité.

Car la lire c’est un premier pas, mais l’appliquer c’est encore mieux…

Les spécificités de la facturation d’un cabinet d’expertise comptable

Elles sont au nombre de trois :

  1. plus de 90% des travaux facturables d’un cabinet sont liés à ses missions récurrentes. Ils sont gérés via des plans de facturation spécifiques à chaque client (en comptabilité, paye, juridique, audit) ;
  2. il est nécessaire d’identifier les mali commerciaux, les surtemps et les glissements de fonction : ils forment la plupart des pertes de rentabilité sur ces missions récurrentes. on peut les compenser par une facturation de régularisation de fin de période autant que possible ;
  3. enfin, il est important détecter tout temps passé « hors mission » afin de le facturer automatiquement.

Quelques définitions :

  • Malus commercial : il vient de la sous-évaluation du temps et du prix des collaborateurs ayant produit la mission. Et donc du prix vendu par l’expert-comptable ;
  • Surtemps : c’est un excès de temps passés par rapport aux temps budgétés ;
  • Glissement de fonction : il correspond à l’usage de ressources humaines trop qualifiées pour les tâches qu’elles ont produites.

En quelques jours de travail seulement, une mécanique précise et validée permet un gain très significatif de chiffre d’affaires. Vous vous offrez une gestion interne au top !

Et ceci même en période de récession économique : c’est la puissance de notre Méthode de Facturation Optimisée !

Cette méthode a été validée dans près de 500 missions spécifiques à la facturation des cabinets d’expertise comptable.

Mais aussi dans des professions libérales et des sociétés de services francophones depuis 1999.

Avec toujours le même succès et les mêmes effets positifs en très peu de temps (moins de deux mois de date à date).

Les fondamentaux de notre méthode reposent sur un certain nombre de points-clés

  • Codification beaucoup plus détaillée, notamment pour ce qui concerne les prestations exceptionnelles ;
  • Personnalisation du contenu exact des missions de chaque client afin de détecter, dans votre outil de facturation, le « hors mission » ;
  • Saisie des temps plus pertinente, plus fréquente et mieux contrôlée ;
  • Déclenchement totalement automatisé de la proposition de facturation, à partir des plans de facturation, du hors mission détecté via les temps passés et d’une régularisation périodique ou finale en cas de dépassements générant des mali ;
  • Validation maximale des propositions automatiques, sans état d’âme ni cadeaux excessifs !

Ainsi, votre logiciel de gestion interne doit devenir intelligent !

Alors, il balaye alors sans aucun oubli chaque période pour détecter tout ce qui doit être facturé.

Et en incluant aussi les prestations exceptionnelles.

Votre future facturation 100% automatisée et optimisée

Depuis 1999, RCA Consulting optimise les logiciels des principaux éditeurs de gestion interne du marché expert-comptable.

Ceci afin de facturer plus à travail égal, en réalisant des gains de productivité administratifs et en offrant de meilleures statistiques de gestion :

  • Cegid Expert GI
  • Quadra GI
  • Gestion cabinet Sage Coala
  • ISA GI
  • Dia Client…
  • …et désormais TurboMoney outil RCA Consulting créé nativement pour appliquer notre méthode.

Bon à savoir : le gain de facturation envisageable approche 10% et n’est jamais inférieur à 5%…
C’est votre source de croissance la plus efficace : rien à vendre ni à produire.

Les objectifs de la Méthode de Facturation Optimisée

BusinessmanArgentPendant longtemps, les cabinets d’expertise comptable ont connu une croissance organique importante et spontanée.

Les cabinets les plus rapides privilégient la rentabilité, génératrice de possibilités de croissance externe.

Passée de +8% en 2005 dans une fourchette de zéro à 3% (inflation comprise), la croissance de la Profession est en panne. Déflatée, cette croissance dépasse à peine 1% !

Ceci nécessite de trouver de nouveaux leviers.

Le relais marketing et commercial est difficile et lent à mettre en oeuvre.

En revanche, notre méthode offre une alternative rapide pour retrouver 5 à 10 points minimum de croissance.

Et ceci en moins de trois mois !

Les gains et avantages procurés par notre méthode sont très substantiels !

  • Facturer mieux, facturer plus, facturer plus vite
  • Gagner un temps significatif sur la production de votre facturation…
  • Bénéficier d’un système d’information de gestion très performant (contrôle, suivi, analyse)…
  • Faire rentrer plus vite la trésorerie, éviter les impayés et la casse sur des factures qui traînent…
  • Pouvoir investir dans les projets qui vous tiennent à coeur en assurant votre sérénité et la pérennité de votre cabinet !

Globalement, le gain moyen de facturation est proche de 10%, notamment sur vos dossiers d’expertise comptable.

Et il est récurrent ! Une énorme différence de richesse sur le long terme pour votre cabinet, et à terme pour votre patrimoine…

Mais tout commence dès la négociation et la lettre de mission

reseaux-independantsEn complément, voici quelques conseils concernant les aspects de la lettre de mission en rapport avec notre méthode d’optimisation de la facturation.

Car le premier maillon d’une gestion interne performante, c’est la négociation et la première lettre de mission signée avec le prospect.

Ceci inclut des :

  • techniques de fixation des tarifs
  • pratiques de facturation et de règlement (mode et délais de paiement)
  • règles de relance des comptes clients avec suivi et gestion des litiges.

Plusieurs points nous semblent vitaux dans vos lettres de missions actuelles et futures, ainsi que leurs avenants annuels :

  • Valorisez initialement de la mission de vos nouveaux clients avec beaucoup de soin. Trop souvent, chacun utilise une méthode empirique à base de fichiers Excel et de rubriques trop simplifiées pour budgéter correctement les prestations réalisées.
  • Ne contresignez la lettre de mission qu’après votre client afin d’éviter les modifications inopinées de sa part qui viendraient assombrir votre relation à ses débuts.
  • Harmonisez les techniques de valorisation entre les experts et cadres, repérez et partagez les meilleures pratiques.
  • Marketez plus vos tarifs : par exemple un prix de bulletin de paye assez bas et des suppléments (charges sociales) vous amènent à un prix global convenable mais le client retient seulement le prix du bulletin. Autre exemple, utilisez des packages et des prix mensuels.
  • Rendez plus sexy vos lettres de mission ! L’usage de noms exotiques et rassurants (Pack Premium, Pack Sérénité,…) est plus efficace pour faire passer vos propositions et conquérir de nouveaux clients : il faut faire rêver vos clients…
  • Remettez à jour vos lettres de mission chaque année au regard de l’évolution des prestations rendues aux clients et des volumes, mais également du rétroviseur (temps passés n-1). Ayez un oeil critique sur ceux-ci pour valider ou pas leur pertinence : il faut rester dans des prix de marché, au moins dans le cadre de prestations banalisées.

Derniers conseils essentiels

  • Les forfaits purs et durs sont un argument commercial mais ils sont dangereux pour la rentabilité du cabinet. L’idéal est de prévoir des règles de facturation complémentaire (facturation de régularisation dite aussi « facture liquidative ») sur le dépassement justifié du temps passé.
  • La facturation au temps passé possède l’avantage d’éviter les mali, mais l’inconvénient de rétrocéder les gains de productivité aux clients : la facturation à l’acte (notamment pour les prestations exceptionnelles hors mission) est probablement la plus rentable.
  • Pour des facturations additives d’un certain niveau (au-delà de 100 à 200€), prévoyez des bons de commande d’une page à valider par les clients et prouvant leur accord : ceci pour évitera tout litige et bien des avoirs…
  • Des clauses d’indexation sur l’inflation, et des évolutions tarifaires sont à prévoir chaque année : une liste de tarifs détaillant toutes les prestations disponibles pourra être circularisée auprès de tous les clients en début d’année.
  • Prévoyez d’annexer à vos factures l’échéancier de règlement et le mode de paiement : certains cabinets facturent d’avance autant que possible et poussent au prélèvement automatique (utilisez le mandat sepa) ou à la LCR magnétique.
  • Si vous maîtrisez le déclenchement du règlement client, tant mieux. Mais si vous devez attendre un chèque ou un virement, soyez strict sur les délais et relancez très vite tout dérapage. Les clients doivent sentir votre rigueur (un tableau de bord de trésorerie sera alors le bienvenu). Certaines entreprises envoient une pré-relance avant la date d’échéance de la facture !

Du fait de fonctionnalités limitées dans les logiciels intégrés, beaucoup de cabinets utilisent Excel pour chiffrer leurs budgets de temps et d’honoraires.

Ceci ne garantit pas toujours une valorisation détaillée et optimisée, puis Word pour produire la lettre de mission de façon semi-automatique ou manuelle.

Certains logiciels aident spécifiquement à la réalisation de la lettre de mission.
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ais, au-delà de leur aspect exhaustif,  ils présentent quelques inconvénients car ils sont :

  • Déconnectés du fichier clients du cabinet et de ses mises à jour ;
  • Pas chaînés directement d’une part avec les processus et la planification, et d’autre part avec avec la facturation et le suivi des comptes clients ;
  • Cette double rupture de la chaîne informatique est préjudiciable sur le plan de la productivité, sur celui du suivi de la production et sur l’aspect statistique.

TurboDeal résoud l’ensemble de ces inconvénients.

Depuis le Congrès de Bruxelles, nous avons développé un outil novateur qui permet d’implémenter notre Méthode de Facturation Optimisée avec un logiciel nativement conçu à cette fin !

Disponible en toute autonomie, TurboMoney est synchronisé avec TurboDeal et TurboBusiness afin de récupérer :

  • vos plans de facturation des missions clients issus de TurboDeal
  • les temps exceptionnels issus de la saisie d’activité de TurboBusiness.
  • Via TurboBusiness, TurboMoney est donc synchronisable avec votre base clients dans la GRC/GI des principaux éditeurs (Cegid Expert GI, Quadra GI, Isa GI, Sage Coala et Dia Client Sql) sans double saisie.

facturationautomatisee

Au demeurant, TurboMoney propose de plus une méthode de formation et d’optimisation en e-learning.

Il déverse la facturation émise et les futurs plans de facturation dans l’outil web de trésorerie et de pilotage de gestion TurboPilot.

Pour en savoir plus  : c’est ici
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