Stratégie « Zéro Mali » : les 5 points-clés

iStock_000008754038XSmallStratégie « Zéro Mali » : les 5 points-clés qui vont boster la rentabilité de votre cabinet

Certains cabinets (ils sont rares) parviennent à éradiquer chaque année tout mali sur leurs dossiers : ce résultat enviable n’est pas le fruit du hasard mais plutôt celui d’une méthode patiemment élaborée, peaufinée et appliquée au fil des années.

Rêvez-vous de cette stratégie « Zéro Mali » ? En voici la recette…

Les 5 points-clés de la stratégie

1/ Des budgets de temps répartis mensuellement sur les missions et les collaborateurs doivent avoir été établis afin de pouvoir en surveiller la consommation au fil du temps.

2/ Leur saisie des temps est fréquente et qualitative : hors de question que cette saisie soit aléatoire, alternative ou au bon vouloir des uns ou des autres ! Même les experts saisissent leurs temps, ils doivent se montrer exemplaires…

3/ Cette saisie est strictement contrôlée chaque mois (une fréquence plus longue devient trop lourde en volume et fastidieuse) afin de relancer les retardataires et détecter les erreurs (affectation dans un mauvais millésime, erreur de codification, temps manquants…).

4/ Un taux d’avancement sur chaque mission est calculé ou demandé aux collaborateurs (estimation) et saisi dans le planning de charge du logiciel de gestion interne. Si votre planning de charge actuel est sous Excel, bon courage !… 😉

5/ Des états sont délivrés aux experts ou cadres responsables afin de prendre des mesures correctives le plus tôt possible : demander aux collaborateurs de « serrer le jeu », renégociation très en amont aux clients si leurs volumes plus importants (croissance élevée de l’activité) ou une complexité imprévue rendent les honoraires prévus trop courts.

Une synthèse périodique (et parfois un classement) est publiée (trimestrielle, semestrielle, annuelle) dans les réunion d’associés et cadres afin d’officialiser les résultats, de récompenser les meilleurs et de motiver chacun à atteindre le fameux « Zéro Mali ».

Comment exécuter facilement cette stratégie ?

Une difficulté majeure se présente qui peut mettre à mal l’exécution de cette stratégie.

En effet, outre la saisie et le contrôle des temps qui sont un pré-requis, le cabinet doit se doter des outils suivants :

  • un outil de gestion permettant de fabriquer des temps budgétés à partir de temps « normés » et de temps « personnalisés » ;
  • une gestion d’obligations chaînée à ces temps budgétés (afin de savoir que telle tâche a été réalisée en comparant le temps budgété et le temps réalisé) ;
  • une gestion du taux d’avancement (si possible automatique) consolidant les temps consommés à date en rapport avec ces budgets et faisant ressortir les écarts (dépassement du temps consommé à date et mali potentiel à l’instant t).

AvancementLa plupart des logiciels connus du marchés ne disposant pas de ces options pointues et totalement liées, reste une solution patiemment élaborée dans nos 800 missions d’optimisation : le logiciel TurboBusiness + la Méthode des 5P qui autorisent facilement la réalisation rapide de cette stratégie « Zéro Mali ».

En moins de trois mois, certains cabinets se dotent :

  • de processus décrivant toutes leurs missions récurrentes (base d’une démarche qualité)
  • d’une gestion complète de leurs obligations avec alertes clients pour gérer leurs approvisionnements
  • de budgets de temps détaillés
  • d’un planning de charge prévisionnel et dynamique
  • d’une gestion d’agendas individuels et d’un planning collectif (liés aux tâches et synchronisables via Outlook ou Google avec les rendez-vous pris sur un smartphone)
  • d’une saisie d’activité totalement chaînée (avec alerte « surtemps » et « glissements de fonction »)
  • d’états à base de taux d’avancement (bonis/malis corrigés, prévision de dépassement de temps, PCA automatiques,…).

Ce faisant, ils mettent en place les bases d’un raccourcissement conséquent de leur période fiscale qui fait également partie intégrante de la Méthode des 5P.

Pour en savoir plus et préparer votre rentrée sous les meilleurs auspices

Le témoignage d’Yves CRUZ expert comptable à Lyon

Le blog du logiciel Turbobusiness

Le blog de l’optimisation productive d’un cabinet

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