Stratégie de Rentrée 2019 pour les Cabinets – 2

Comment procurer à tout cabinet les moyens de lutter avec les mêmes armes que les plus grands ?

Notre avis est qu’il faut mettre en place un véritable « système » de croissance !

Pour lire l’article n°1, cliquez ici

Pour rappel, nous indiquions que ceci nécessitait le respect de ces 5 règles :

  • n°1 : Il faut respecter un ordre chronologique.
  • n°2 : Il y a un rythme des travaux qui favorise la réussite.
  • n°3 : Chaque chantier obéit à une méthode.
  • n°4 : Chaque méthode est favorisée (voire permise) par un outil support.
  • n°5 : Hors l’effort financier, le temps investi et l’implication humaine sont cruciaux.

De nombreuses réflexions nous confortent dans le fait de préconiser un ordre dans les actions à réaliser par le cabinet en panne de performance (cf notre critère systémique n°1).

Cet ordre se justifie par plusieurs nécessités :

  • Ajouter de la performance sans travailler plus
  • Commencer par les gains financiers
  • Continuer par ce qui impacte le moins les collaborateurs…
  • …puis par ce qui est le plus facile et naturel…
  • …enfin par ce qui donne le plus d’information aux dirigeants.

Reprenons et illustrons ces 5 points

Confrontons l’optimisation de la facturation du cabinet à nos 5 critères préférentiels.

Manifestement, elle obéit à tous ces points car :

1/ Ajouter de la performance sans travailler plus

Il s’agit juste de mieux facturer et plus vite tout l’exceptionnel déjà produit par vos collaborateurs. Donc ni vente ni production additive.

Par contre, si vous mettez en place des outils de production ou de marketing, le travail sera considérable et prendra du temps à produire des effets.

2/ Commencer par les gains financiers

Plus de facturation, c’est bien notre objectif financier : +10% de CA, c’est possible ! Les gains de productivité et les gains d’information demandent beaucoup plus de temps.

3/ Commencer par ce qui impacte le moins les collaborateurs

La facturation est un sujet de Direction, donc avec un impact minime sur les collaborateurs (via leur gestion des temps, du fait d’une codification rénovée).

Un projet sur les outils de production va déstabiliser vos équipes au premier abord. Idem sur la communication, le marketing et le commercial.

4/ Commencer par ce qui est le plus facile et naturel

Facturer, c’est naturel pour tout dirigeant d’entreprise.

L’automatisation de votre facturation est une méthode inventée par RCA Consulting en 2000.

Et son implémentation est incroyablement simple et rapide (possible en un mois).

Par contre, lancer des actions marketing et commerciales, c’est une culture nouvelle qui va générer du stress et mettre du temps.

5/ Commencer par ce qui donne le plus d’information aux dirigeants

Une gestion interne rénovée donne tout de suite de meilleures statistiques :

Sur la facturation :

– CA par métiers, par types de clients et par clients… et son évolution
– Rentabilité par dossiers, missions et collaborateurs (surtemps, glissements de fonction,,…) via une double valorisation des temps passés.

Sur l’organisation :

– Optimisation du planning de charge prévisionnel
– Connaissance des taux d’avancement et des mali tous les mois
– Planification et pilotage d’une période fiscale plus courte
– Calcul des PCA…

Stratégiquement, le cabinet aura intérêt à pousser son activité sur les clients et les missions sur lesquels il est le plus rentable.

Là où l’on parle de la « Chronologie de la Performance »

Ce terme est apparu dans nos travaux partagés avec les consultants du réseau MOSAIC.

Et il s’est imposé lorsque nous nous aperçûmes que nos interventions dans les cabinets devaient respecter une certaine chronologie pour capter la plus grande efficacité possible.

Ceci nous a conduit chez RCA Consulting à imaginer un ordre optimal des étapes de refondation de la croissance performante d’un cabinet :

  1. Gestion interne
  2. Organisation productive
  3. Stratégie globale et digitale
  4. Vonduite du changement
  5. Développement.

Cet ordre peut être adapté en fonction du vécu, de l’avancement et des priorités d’un cabinet à un instant t :
– par exemple le 2 avant le 1
– ou bien le 4 avant le 3.

Par contre, l’étape 5 est toujours la dernière.

Car elle ne peut pleinement porter ses fruits que dans une organisation qui a révisé ses fondamentaux des étapes 1 à 4 : sous peine d’échouer…

Les étapes de la méthode en détail

Au plan général, chaque étape peut être précédée d’une phase d’audit et de diagnostic qui permet de mieux comprendre la situation d’un cabinet à un instant t.

Nous apprécions également de pouvoir benchmarker – avant l’étape 1 – les performances d’un cabinet afin de le situer sur le curseur d’un certain nombre d’indicateurs.

Le dirigeant peut alors mesurer tout le chemin qui lui reste à accomplir (un voyage, pas une destination).
Alors, il peut se motiver avec les gains potentiels qu’il est en mesure de capter au bout de quelques mois.

Ces gains potentiels sont souvent considérables !

Ainsi, on constate que :
– la marge par associé varie couramment de 1 à 8
– des collaborateurs produisent jusqu’à 3 fois de CA plus que la moyenne nationale
– certains cabinets parviennent à éradiquer tous leurs mali
– d’autres terminent leur période fiscale 1,5 mois avant leurs confrères et consoeurs…

Et ceci sur des dossiers basiques, des missions classiques et des collaborateurs « ordinaires » qui deviennent « extraordinaires » par leurs performances du fait d’une alchimie qui est mise en œuvre.

Etape 1 : la gestion interne

Nous mettons régulièrement ce chantier en première position du fait de sa réponse positive à nos cinq critères vus précédemment.

Un cabinet qui stagne ou qui souffre a besoin de reconstituer rapidement ses marges afin de pouvoir à nouveau se faire conseiller, optimiser, embaucher, investir, communiquer, récompenser ses troupes etc… Facturer plus, plus vite et plus tôt est LA PRIORITE.

C’est le nerf de la guerre avant même la recherche du temps disponible. Et surtout, c’est quasiment de la marge pure car sans travail en regard !

C’est une pure décision de Direction, aux effets quasi instantanés dès sa mise en oeuvre.

Le potentiel de gains :

il va régulièrement de +3 à + de 10% sur le CA expertise.

La méthode :

  • Détaillez au maximum toutes les prestations exceptionnelles produites notamment par vos collaborateurs et cadres (social, juridique, conseil fiscal, juridique et patrimonial sont des sources importantes). 90% de ce CA exceptionnel sont des prestatioons à moins de 100€/pièce !
  • Automatisez l’usage de ces codes exceptionnels (et votre facturation) depuis la saisie des temps des collaborateurs : le logiciel doit savoir par client ce qui est compris dans sa mission ou non. Si non compris, il facture en plus par défaut, et vous validez en bout de chaîne cette préfacturation 100% automatique.
  • Valorisez doublement vos temps en prix de vente prestation (prix de marché) et en prix de vente collaborateurs : en plus de vos calculs de mali, vous pourrez ainsi détecter les glissements de fonction qui coûtent une fortune aux cabinets.
  • Mécanisez vos indicateurs dans un tableau de bord mensuel et serrez les boulons rapidement dès que vous constatez des dérives.

Par défaut de méthode et d’outil support de qualité, certains cabinets ont décidé que la gestion des temps était devenue « has been ». ! Quelle hérésie….

Ils se privent là de tous les ingrédients majeurs de la performance d’un cabinet !

Le délai :

Comptez 1 à 2 mois pour restructurer votre gestion interne et notamment votre facturation.

La recodification des tâches (articles, prestations, activités…), la mise à jour des formules et la reprise des historiques sont souvent longs ou rédhibitoires pour un cabinet par manque de maîtrise technique de son logiciel. C’est devenu une spécialité de RCA Consulting depuis plus de 20 ans…

Le booster :

On peut tolérer des mali sur divers clients ou des collaborateurs sous-chargés si c’est au profit d’une vision systémique qui met la vitesse de production et la valeur ajoutée nette produite et facturée au premier rang de vos indicateurs.

Mais ces notions sont aujourd’hui absentes de la plupart des cabinets ce qui oblige à une recherche de performance plus analytique et classique, bien qu’à moins fort potentiel.

Pour autant, c’est quand même la stratégie fondamentale qui a permis aux plus grands cabinets de la Profession de générer du cash avec des activités basiques puis de devenir des géants via la croissance externe !

Etape 2 : l’organisation productive

C’est un très vaste sujet avec un énorme potentiel !

A distinguer de la production elle-même : nous parlons bien « d’organisation » de la production.

Le potentiel de gains :

  • +5 à + de 30% de gains de productivité en plusieurs phases.
  • période fiscale peut être raccourcie de plus d’un mois.
  • mali massivement éradiqués.
  • personnels déstressés et fidélisés.
  • clients impressionnés par le professionnalisme du cabinet et fidélisés.

La méthode :

Tout part de la conception et de l’informatisation des processus productifs.

Elle permet ensuite de construire une impressionnante machine à produire de la performance via :

  • planification et le suivi des obligations
  • planning de charge prévisionnel
  • budgétisation des temps sur les tâches récurrentes
  • gestion des agendas personnels et du planning collectif
  • saisie d’activité ultra-rapide et auto-contrôlée
  • états de contrôle des mali
  • procédures et le manuel qualité.

Le délai :

Comptez 1 mois à 6 mois en fonction de vos ambitions et de votre temps disponible. Faites des étapes, donnez-vous des objectifs et mesurez la performance obtenue.

Nous préférons les déploiements en « mode commando » qui sont très efficaces, de préférence entre 1 et 2 mois.

Le booster :

Une culture organisationnelle à base de Théorie des Contraintes et de Lean Management permet de mieux comprendre les notions nouvelles de « fluidité » et de « vitesse de production ».

Ces notions sont hautement supérieures au contrôle des charges et aux boni/mali traditionnels.

Lisez au moins « Le but » d’Eliyahu GOLDRATT.

Dans le prochain article, nous poursuivrons la description détaillée des étapes de la méthode :

3 : la stratégie globale et digitale

4 : la gestion du changement

5 : le développement

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