Les temps passés, base de votre système d’information !

La qualité de saisie et le contrôle de vos temps passés doivent êtreTemps passés - Facturer plus la base de votre gestion interne.

Si vous êtes dans les services, le temps de vos collaborateurs représentent probablement 50 à 60% de votre chiffre d’affaires : autant dire que négliger le contrôle de ce poste de charges n°1 serait extrêmement laxiste !…

Tout comme un hôtel connaît parfaitement les chambres réservées et son taux de remplissage, vous devez connaître vos ressources temps théoriques et leur consommation prévisionnelle puis réelle.

Nous préconisons généralement :

  • une saisie des temps passés « en temps réel » ou la plus fréquente possible ;
  • une saisie des temps passés sur des codes « articles » plutôt détaillés
  • avec un contrôle hebdomadaire puis mensuel, avec fermeture des temps passés chaque fin de mois.

Des procédures de contrôle des temps passés permettront de :

  • conserver une certaine « pression » sur vos collaborateurs qui savent que vous surveillez cela attentivement ;
  • une bonne qualité de vos statistiques globales ou analytiques futures qui seront le socle de votre système d’information de gestion.

Pour une saisie des temps passés de qualité, préférez un logiciel de gestion interne plutôt qu’une simple feuille Excel.

Mais le cabinet B aura d’autres avantages très substantiels via la précision de ses codes :

  • Budgétisation prévisionnelle plus rigoureuse du temps passé et donc des honoraires à réclamer aux clients ;
  • Affectation optimisée possible des collaborateurs sur chaque tâche en fonction de leurs compétence (rappelez-vous de la théorie de 3E) ;
  • Repérage d’erreurs de codification dans la saisie des temps passés facilitée ;
  • Identification plus précise des temps passés et d’éventuels dépassements par prestation et par collaborateur ;
  • Facturation plus importante du fait d’une meilleure évaluation du temps notamment sur les prestations exceptionnelles ;
  • Analyses a posteriori plus riches au niveau des temps passés qui permettront à votre entreprise d’atteindre les meilleures performances possibles.

Différentes étapes sont conseillées afin d’atteindre la qualité souhaitée pour vos temps passés :

  • la saisie (la plus fréquente possible)
  • le contrôle (nombre d’heures et pertinence des codes)
  • la validation (généralement mensuelle)
  • la fermeture (éviter des modifications indélicates)
  • l’analyse.

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