Facturation optimisée : l’indispensable automatisation

Gestion interne - Facturer plusToute facturation optimisée repose sur une automatisation la plus totale possible.

La plupart des pertes de facturation proviennent de ces trois causes :

  • Un paramétrage et une tarification inadaptés car soit trop simples soit trop complexes
  • Une transmission humaine des informations qui crée des oublis, volontaires ou non
  • Un manque de contrôle et de statistiques qui contribuent à la négligence générale.

Voir aussi la Méthode de Facturation Optimisée.

Reprenons ces trois volets qui empêchent une facturation optimisée :

1/ Un paramétrage et une tarification inadaptés car trop simples ou trop complexes :

Dans les services, il est nécessaire de paramétrer votre gestion en pensant que :

  • il faut suffisamment de détail dans la codification pour englober toutes les prestations produites, et notamment celles qui sont souvent exceptionnelles pour vos clients… mais aussi les frais, débours et consommations additives ;
  • il est nécessaire de fixer et de réviser fréquemment vos tarifs et leurs différentes formules de valorisation (prix de vente et prix de revient) ;
  • il est vital de donner à votre logiciel la connaissance de ce qui est prévu (ou non) dans la prestation achetée initialement par chaque client : alors, toute prestation ou consommation supplémentaire devra par défaut être facturée en plus.

2/ Une transmission humaine des informations qui crée des oublis, volontaires ou non :

La transmission des temps passés, frais, débours et autres consommables, souvent manuelle, peut provoquer des oublis involontaires et donc une déperdition qui est souvent proche de 3 à 5% de votre chiffre d’affaires.

Pour diverses raisons, ces « oublis » peuvent même devenir volontaires, creusant encore plus vos pertes.

Pour installer une facturation optimisée, nous préconisons :

  • Une saisie fréquente et détaillée de ces temps, frais, débours et consommables sur la mission (le chantier, le projet, l’affaire…) de chacun de vos clients dans votre logiciel de gestion ;
  • Une identification automatique de ce qui est « hors mission » afin que le logiciel puisse préfacturer automatiquement tout l’exceptionnel (qui peut varier d’un client à l’autre). Ceci nécessite un paramétrage sophistiqué.

3/ Un manque de contrôle et de statistiques qui contribuent à la négligence générale :

L’absence de codification détaillée et d’automatismes dans votre logiciel interdisent des contrôles fréquents qui seraient fastidieux autrement : encore une raison qui provoque un certain laisser-aller, le coût des contrôles manuels pouvant sembler exorbitant en regard de la valeur des erreurs repérées.

Une grande partie des 10% de gains potentiels promis par nos méthodes vient d’ici mais pas seulement… C’est la première étape de votre facturation optimisée.
Pour en savoir plus sur nos accompagnements pour une facturation optimisée :

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