Booster la croissance d’un petit cabinet – 3

15 ElisabethBooster la croissance d’un petit cabinet – 3

Elisabeth SOIZE, expert comptable aux Alluets Le Roi témoigne dans cette série d’articles de sa stratégie de croissance.

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4/ Les premiers résultats obtenus

Notre cabinet a mis en place l’outil TurboBusiness et les concepts opérationnels de la Méthode des 5P inventée par RC&A Consulting : les premiers retours sont bons tant autant de la part de ma collaboratrice que de celle des clients.

Voici ces premiers retours mais qui pourront être complétés dans un témoignage ultérieur.

Collaborateurs2

Au niveau de ma collaboratrice

Nous avons mis en place un processus comptable qui est assez complexe dans le but de ne rien oublier en détaillant au maximum toutes les taches à réaliser.

Afin que l’outil soit accepté en interne au sein du cabinet, j’ai pris soin de bien intégrer ma collaboratrice au niveau de la réflexion concernant les tâches réalisées par ses soins et les points de vigilance afin de ne rien oublier.

Actuellement, l’outil a été mis en production depuis environ un mois et je me suis rendu compte que TurboBusiness est ouvert en permanence sur son poste.

Les retours positifs qu’elle m’a faits sont les suivants :

  • Tout est prévu en terme de date limite et de temps à passer sur chaque tâche ;
  • Elle sait en permanence où elle en est sur chaque dossier ;
  • La saisie des temps est aisée car une seule manipulation permet de réaliser la saisie des temps et de l’activité (et demain les agendas car nous utilisons office 365).

DiscussionAu niveau des clients

Nos processus concernant les bilans ont comme date de référence la date du rendez-vous de bilan. Le délai entre le dossier de révision et cette date est de 20 jours, ce qui nous laisse une marge de sécurité afin de respecter les préconisations de la Méthode des 5P.

Lors de la mise en place des plannings sur les dossiers, j’ai planifié toutes les dates des rendez-vous de bilan dès la première quinzaine d’octobre. Cette date a été validée par notre planning de charge prévisionnel puis par tous les clients avec une satisfaction évidente car la date la plus éloignée est prévue au 05/04/2016.

Cette semaine j’ai rencontré un prospect et lui ai décrit l’organisation du cabinet qui est devenu un argument commercial : il a été séduit par notre cabinet et a signé notre proposition à la fin de l’entretien pour les raisons suivantes :

  • Cette organisation est un gage de respect des obligations du cabinet ;
  • Il ne souhaite pas passer du temps à traiter l’administratif mais a besoin d’avoir un suivi de ses obligations (via le cabinet et pour les siennes propres).

Lors du mois écoulé, les alertes clients ont été testées et devraient être mises en production le mois prochain et devront permettre dans un premier temps des envois manuel puis totalement automatique sur les points suivants :

  • Les alertes concernant les approvisionnements
  • Le montant de la tva à payer
  • Les rendez-vous avec l’expert-comptable…

Un processus novateur concernant l’envoi d’alertes au client afin de lui faire penser à des tâches devant être réalisées par lui-même est en cours de réflexion avec un objectif de déploiement au plus tard en janvier 2016.

BureauIdealAu niveau du cabinet

En tant qu’expert-comptable, l’outil me permet de respecter mes obligations de planification des dossiers, de plan de charge des collaborateurs, de suivi de la rentabilité et de supervision des dossiers afin de se conformer aux normes de la profession.

Planification

Une planification et des budgets de temps  ont été déployés dans chaque dossier avec une liste de tâches avec une date d’échéance et une date butoir.

Chaque tâche est affectée à un collaborateur et à un temps.

Cela me permet par conséquent d’avoir une visibilité des tâches réalisées, en retard et en avance par dossier et en global.

Plan de charge

L’outil me permet également d’avoir l’état du plan de charge de chaque collaborateur et par conséquent d’anticiper les embauches en cas de surchauffe.

Suivi de la rentabilité

L’outil calcule la rentabilité de tous les dossiers à un instant t en faisant ressortir les dossiers en mali corrigés des taux d’avancement : ceci permet de viser une « stratégie zéro malis ».

Supervision

Le cabinet a subi un contrôle qualité et une des remarques qui a été faite est l’absence de formalisation de la supervision des travaux au cours de l’année.

Dans le processus, j’ai donc rajouté des tâches de supervision devant être validées par l’expert-comptable.

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Article à suivre : Booster la croissance d’un petit cabinet – 4

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