Booster la croissance d’un petit cabinet – 2

15 ElisabethBooster la croissance d’un petit cabinet – 2

Elisabeth SOIZE, expert comptable aux Alluets Le Roi témoigne dans cette série d’articles de sa stratégie de croissance.

→ Pour lire l’article 1

3/ La deuxième phase de nos travaux : l’organisation

Suite à la mission d’audit de la facturation réalisée par la société RC&A Consulting, la prochaine étape de recherche de la performance a été la réflexion sur la mise en place d’une organisation efficace permettant au cabinet de ne rien oublier et de répondre aux clients sous un délai maximum de 48h.

Cet enchaînement répond à la logique de la « Chronologie de la Performance » préconisée par Stéphane REGNIER à savoir :

 

Gestion interne → Organisation → Stratégie → Développement.

 

Le cabinet est très axé organisation et processus mais tous les outils proposés par les éditeurs classiques de la profession ne me satisfaisaient pas car ne me permettaient pas d’avoir une vue d’ensemble des tâches en temps réel et un véritable taux d’avancement pour contrôler et éradiquer mes malis clients. Je souhaitais un outil me permettant d’être sûre que toutes les tâches étaient réalisées en temps et en heure.

Stéphane REGNIER m’a fait une démonstration de l’outil TurboBusiness assorti de la Méthode des 5P et j’ai tout de suite été conquise par l’outil.

ProcessusEn effet l’outil répondait aux problématiques suivantes :

  • La gestion des processus :

Une organisation optimisée doit d’abord décrire tous ses processus pour pouvoir ensuite les maîtriser et les optimiser au fil du temps.

  • La saisie d’activités :

Actuellement dans l’outil Sage Coala, la saisie des temps, des agendas et des tâches font l’objet d’une validation et d’une saisie indépendante. Dans TurboBusiness, une seule saisie permet de gérer simultanément les temps, les agendas et les tâches.

  • Les tâches :

L’outil peut être personnalisé en fonction de l’organisation et des particularités du cabinet. L’intérêt pour un cabinet de notre taille est de nous permettre d’améliorer la qualité de nos travaux en ayant la certitude que toutes les tâches sont réalisées avec la date butoir.

  • Les alertes clients pour les approvisionnements :

Notre cabinet a mis en place une organisation avec ses clients afin que toutes les pièces comptables nous parviennent très tôt dans le mois. La problématique que nous rencontrons concerne les relances pour les clients ne respectant pas l’organisation. Cela nous demande beaucoup de temps en terme de relance par e-mail, téléphone et de suivi des approvisionnements. La génération des alertes automatiques de TurboBusiness répond très bien à cette problématique en envoyant les relances en automatique aux clients sans aucune intervention humaine.

  • Suivi des agendas et des tâches :

Actuellement, le cabinet réalise les devis et les lettres de missions dans le logiciel Devis Flash de RCA ce qui prend déjà pas mal de temps. Ensuite les clients sont créés dans la gestion interne de Sage Coala. Les budgets doivent être ressaisis intégralement dans Sage Coala afin de pouvoir gérer les budgets et les plannings. Cette ressaisie n’a jamais été mise en place car trop chronophage en terme de temps passé. Le logiciel TurboBusiness par sa simplicité d’utilisation va enfin permettre au cabinet de pouvoir suivre les budgets des missions qui viendront même à terme d’un module lettre de mission totalement chaîné : TurboDeal (gestion des prospects et de la lettre de mission) chaîné à TurboBusiness donnera une fluidité totale à mon organisation.

J’ai donc décidé de mettre en place TurboBusiness au sein du cabinet et Stéphane REGNIER m’a fait une offre d’accompagnement pour la mise en place de l’outil adaptée à la taille de notre cabinet.

 

AvancementUn déroulement de la mission en trois étapes

  • Réflexion sur les processus d’organisation du cabinet

La première étape a consisté à réfléchir au processus de la mission comptable grâce à un fichier Excel de réflexion transmis pour imaginer la future organisation du cabinet.

Toutes les étapes de cette mission ont été listées de façon exhaustive. Dans mon optique, le logiciel doit servir de pense bête afin de ne rien oublier et de servir de fil directeur dans l’exécution des missions. Une véritable modélisation de mon organisation !

Les tâches ont ensuite été liées les unes aux autres afin d’éviter au maximum les temps morts et tout en gardant une marge de sécurité au niveau de la date d’échéance. Le but a été de mettre en place une organisation efficace et fluide afin d’éviter les goulots d’étranglement de notre production.

Une réflexion a ensuite été engagée sur les dates idéales de réalisation des tâches.

Ainsi nous avons mis en place les processus de production suivants :

  • Phase d’approvisionnement des pièces comptables
  • Missions comptable et fiscale
  • Mission gestion (récurrente)
  • Mission juridique
  • Mission sociale.

Actuellement, une réflexion est en cours pour mettre en place d’autre processus. L’objectif étant de créer un processus et une organisation pour toutes les tâches et fonctions support du cabinet.

  • Implantation du processus comptable dans l’outil TurboBusiness

Suite à la remise de mon fichier Excel concernant le processus comptable, un rapport m’a été remis par un consultant qui a servi de feuille de route à la mise en place de TurboBusiness au sein du cabinet ainsi qu’un calendrier prévisionnel.

Il est à noter que tous les dossiers clients et les collaborateurs se sont synchronisés avec la base de Sage Coala.

Le consultant m’a ensuite expliqué guider dans les différentes étapes (Méthode des 5P):

  • Création des rubriques permettant aux tâches de se déclencher
  • Création des modèles d’alertes (par e-mail et bientôt par sms)
  • Implantation du processus comptable dans l’outil
  • Création des missions de tous les clients.

Le délai de déploiement de cette phase s’est déroulé en 1 mois et demi avec une implication importante du cabinet : cependant, le temps passé ici m’a permis d’envisager toute l’optimisation de notre organisation et nous en espérons un fort retour sur investissement.

 

  • Formation des utilisateurs

Une formation a ensuite été réalisée afin de permettre aux utilisateurs de saisir les temps et les activités : contrairement à un éditeur conventionnel, la fin de l’accompagnement de RC&A Consulting permet de lancer opérationnellement l’outil dans notre cabinet.

 

Nos ambitions

Outre un suivi parfait de nos obligations légales et clients, nous attendons de TurboBusiness et de la Méthode des 5P les gains suivants :

  • Raccourcissement de notre période fiscale (environ un mois)
  • Productivité améliorée
  • Baisse du stress dans les périodes chargées
  • Attraction des clients en montrant un cabinet hautement organisé
  • Attraction et fidélisation de nos futurs collaborateurs au sein d’une organisation plus sereine
  • Croissance accélérée de notre cabinet.

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Article à suivre : Booster la croissance d’un petit cabinet – 3

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