Arrêtez de Perdre 10% de Facturation chaque année !

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Nous avons vu dans d’autres articles de ce blog que la codification de gestion interne d’un cabinet d’expertise comptable était la première clé d’une facturation optimisée : mais ceci ne suffit pas…

Outre ce travail de codification et de tarification, il faut maintenant aborder le cœur technique de la méthode : l’automatisation globale via votre logiciel de gestion de cette facturation.

Des informations sur TurboMoney et la chaîne de gestion interne ILOA en pied d’article

Car quelque soit votre logiciel de gestion interne, ceci présuppose trois choses :
– la volonté de se livrer à ce travail de fourmi mais ô combien profitable ;
– une capacité de votre logiciel à supporter le paramétrage nécessaire ;
– votre propre compétence (ou celle de votre partenaire) à maîtriser ce logiciel et à réaliser le paramétrage idoine.

Et ce n’est pas toujours une mince affaire…

euro house with euro bills background

Automatisez votre facturation à 100 %

1 Les grands principes

Savoir ce qui est « dans » ou « hors » mission pour chaque dossier client
De fait, c’est le principe numéro un :

  • une fois que les missions et les prestations sont créées en détail dans votre logiciel
  • vous devez lui indiquer client par client et mission par mission la liste des prestations incluses spécifiquement.

Et tout part de la lettre de mission du client.

Généralement, nous pré-implantons des missions standard à tous les clients (en distinguant les clients expertise comptable des clients commissariats aux comptes qui sont différents).

En effet, une bonne gestion interne permet cela par un traitement automatisé.

Les clients expertise se voient affecter les missions suivantes :
– comptable et fiscale
– sociale,
– juridique,
– fiscale personnelle.

Les clients audit ont la :
• mission commissariat aux comptes.

Puis vous devez demander à chaque collaborateur responsable de dossiers de personnaliser les missions de ses clients en supprimant ce qui n’est pas fait pour chaque client.

Alors l’intérêt est triple :
• le travail est accéléré car mutualisé entre un nombre variable de collaborateurs : faites-leur passer chacun 2 à 3 heures maximum sur leur portefeuille clients pour :
– Supprimer complètement des missions pré-implantées automatiquement qui n’existent pour le client ;
– Eliminer des prestations sans objet du fait de la lettre de mission.

Ainsi, on évite ici le goulet d’étranglement qui consisterait à demander ce travail à une personne (petite main) qui :
– Ne connaît pas bien les missions de chaque client ;
– Et qui passerait un temps colossal à faire le travail pour tous les collaborateurs du cabinet ;

Quelle que soit la taille de votre structure, le temps de personnalisation des missions est donc le même au total dans un petit ou un grand cabinet de date à date.

En effet, les collaborateurs directs sont ceux qui connaissent le mieux le contenu des missions clients, la personnalisation est donc très précise dans votre gestion interne ;

La personnalisation par dégradation des missions standard est ce qui est le plus rapide pour effectuer cet important travail.

Des libellés clairs pour les clients

Dès lors que les prestations exceptionnelles sont utilisées dans un système automatisé, il est pertinent d’affecter (en plus des codes) des libellés parfaitement compréhensibles par les clients afin que des lignes s’insèrent dans leur facture sans aucune intervention humaine.

Installation des prestations de facturation

Des codes spécifiques permettent de mettre en place les forfaits d’honoraires sur missions récurrentes et leur échéancier de facturation et de règlement.

C’est ce qu’on appelle dans notre jargon un « plan de facturation » dans la gestion interne du cabinet.

Dans un cabinet, ceci concerne essentiellement les missions suivantes :
– Comptabilité,
– Fiscalité (entreprise et dirigeant),
– Juridique,
– Commissariat aux comptes.

Certaines missions « au réel » existent.

Par exemple la mission sociale, tarifée généralement avec un prix au bulletin qui est défini forfaitairement pour chaque client.

La facturation décompte alors automatiquement un nombre de bulletins multiplié par le prix unitaire spécifique au client.

Aider le logiciel à reconnaître les temps passés « hors mission(s) » récurrente(s)

Dès lors que les trois piliers du système de gestion optimisée dont posés :
codification globale ;
– définition précise des missions clients ;
plan de facturation pour les missions récurrentes,

Vous devez déclencher une proposition de facturation complémentaire (pré-facturation) totalement automatique selon tout temps passé analysé par le logiciel comme « hors mission », client par client.

Ceci toutes les fins de mois de préférence pour les raisons facilitantes suivantes :
• un nombre limité de propositions de factures tous les mois ;
• une facture validée et envoyée tôt sera plus rapidement acceptée et payée par le client car il se souviendra mieux de ce travail demandé en supplément. Indolore et efficace car les montants sont souvent modiques !

Une facture envoyée six mois ou un an après la prestation risque de susciter le refus net du client qui ne se rappelle plus de la prestation ou pensait qu’elle avait été gratuite.
Risque de litige assuré pour le cabinet…

Prenons l’exemple de la facturation globale annuelle du cabinet type « expertise comptable » : DUPONTEL SA (exprimée en euros HT) :

Prestations récurrentes sur missions :
– comptable et fiscale : 4 000 €/an en 4 acomptes trimestriels (janvier, avril, juillet, octobre)
– juridique : 1 000 € en une échéance juin
– sociale : 10 bulletins/mois à 25 €/(bulletins + charges)

Prestations ponctuelles :
– une situation comptable au 30 juin : 850 € payée en juillet
– 5 contrats de travail : 150 €/contrat en janvier, mars, mai, juin, septembre
– une modification de ses statuts en décembre à 1 500 €.

Voici le tableau de sa facturation calculée automatiquement sur l’année :

Des objectifs multiples et vertueux

*****Facturer plus

Le potentiel de gain est proche de +10 % de facturation additive à travail égal dans un cabinet d’expertise mais nous avons connu mieux (près de 15 % !).

Il provient de la technicité décrite plus avant mais également de l’éradication de dysfonctionnements humains :

Les oublis de transmission de la prestation à facturer supplémentaire sont supprimés, car celle-ci est issue de la saisie des temps qui est systématique : si les personnels ont été correctement formés et sensibilisés à un bon degré de précision dans leur codification, la facturation sortira à l’optimum ;

• Une pré-facturation automatique nécessite également moins de contrôles pour repérer les erreurs de codes ou de millésimes missions, elle peut être déléguée à un gestionnaire qui aura consigne de ne pas faire de sentiment (il ne connait pas personnellement les clients) : ce qui évitera bien des cadeaux !

Éradiquez toute affectivité en phase de facturation : les personnels au contact commercial ou productif direct sont généralement mal placés.

Dans d’autres secteurs d’activité, il est probable que les potentiels tourneront dans une fourchette plus large.

On pourrait penser que le gain est moins important quand la qualité de la gestion interne du cabinet est plus « avancée ».

En réalité, ce n’est pas évident car on trouve toujours de nouvelles opportunités d’optimisation en creusant chaque fois plus profond.

La gestion interne est une science, de nouvelles portes s’ouvrent à chaque avancée…

Les automatismes permis par la méthode et son implémentation dans un outil (logiciel ou saas) de bonne qualité permettent des gains de productivité significatifs : dans de belles structures ayant plusieurs centaines ou milliers de dossiers clients, cela peut représenter des jours ou des semaines chaque mois.

*****Facturer plus tôt

Si la facturation sort plus vite, elle est émise plus tôt en direction des clients.
Un gain de 15 à 30 jours n’est pas rare.

*****Rentrer la trésorerie plus tôt

De ce fait, elle pourra également être réglée plus tôt, a fortiori si vous maîtrisez des modes de règlement plus favorables (prélèvement automatique, LCR magnétiques et le SEPA).

Le gain en délai clients peut avoisiner 30 à 90 jours ! Une bonne chose pour le cash…

*****Éviter des impayés

Litiges, avoirs, dépôts de bilan…

Des factures qui trainent vous coûtent en frais financiers et en risques d’impayés croissants comme nous l’avons vu au chapitre 3.

Les difficultés économiques multiplient ces risques même avec des clients réputés bons payeurs.

Toute l’accélération provoquée par notre dispositif vous procure des gains à toutes les étapes du processus. Pourquoi s’en priver ?

*****Contrôler mieux

Les automatismes ne sont pas que dans la facturation mais également dans différents contrôles qui sont implémentés dans votre logiciel et peuvent donner lieu à la rédaction de procédures :

Contrôle des volumes de temps saisis : tous les personnels ont-ils saisi leur temps complètement avant le lancement de la préfacturation ?

• Y a-t-il des codes erronés repérables dans cette saisie de temps ? Exemple : un client n’a pas de situation comptable. Le collaborateur, au lieu d’utiliser le code @C80 « situation exceptionnelle » a utilisé le code C80. Typiquement et par recoupement, le logiciel est capable de repérer cela et d’éviter l’embourbement de cette facturation. Sans aucun contrôle humain, ingrat et coûteux en temps…

• Des facturations ont-elles été zappées ? Si un plan de facturation pour un client n’a pas été saisi et contrôlé, ses acomptes ne sortiront pas. Le logiciel peut détecter cela par recoupement.

• A contrario, des facturations anormales sont-elles enregistrées dans la pré-facturation ?

La détection de ces cas impactant une perte de facturation ou des litiges clients peuvent être paramétrés dans votre logiciel et confirmés par des procédures très précises à l’intention des personnels concernés.

Par exemple, les collaborateurs pourront se voir distribuer une « bible des temps » leur indiquant :
• Quels codes utiliser ? (ces codes pourront être filtrés en fonction de leurs attributions.)
• Libellé standard ou saisie d’un complément de libellé spécifique ?
• Saisie de temps seuls ou saisie de temps + quantités ?

*****Bénéficier d’une grande qualité des temps saisis

Il n’est pas inutile de préciser le degré de qualité qu’on veut obtenir à la fois pour mieux facturer mais également pour mieux contrôler puis analyser.

Une chose est claire : une grande qualité des temps saisis permet d’espérer la même qualité dans votre système d’information de gestion et plus généralement dans toute votre gestion interne.

Ces qualités sont les suivantes :

Fréquence : demander à vos collaborateurs de saisir au maximum en temps réel. Ou au moins à la journée, sinon à la semaine. Au-delà, on rentre dans le grand n’importe quoi…
Précision : la codification étant précise, il est question de demander à vos collaborateurs de l’exploiter pour décrire leur travail avec la plus grande précision. Précision qui déclenchera la facturation additive tant attendue.
Pertinence : le choix d’un code prestation « dans » ou « hors » mission n’est pas anodin. Il impacte directement le volume de facturation du cabinet.
Des filtres peuvent être paramétrés afin de faciliter cette précision, en réduisant le spectre de codes disponibles en rapport avec le code :
– client
– mission
– prestation (tâche)
– collaborateur.

Contrôle : le système doit favoriser les contrôles mais ne pas partir dans l’usine à gaz pour rien. Nous constatons parfois des codes de temps non facturables (dits aussi TNF qui sont des codes internes) pléthoriques, alors qu’ils sont très rarement analysés. Ne compliquons pas le système pour rien.
Validation : en fin de mois, il est conseillé de valider puis de fermer les temps afin d’éviter que des collaborateurs indélicats puissent manipuler les temps d’un client à un autre, ou d’une mission à une autre pour masquer des dérapages trop voyants.
Fermeture annuelle : après la clôture mensuelle, il est bon de fermer des années ou des millésimes sur lesquels il n’y a plus à revenir. Ceci pour éviter des utilisations erronées.

*****Éviter les compensations

Nous avons déjà vu que toutes les compensations devaient être évitées entre :
– clients
– missions d’un même dossier client
– périodes (millésimes) pour un même dossier client.

Une autre forme de compensation peut s’effectuer si le même dirigeant personne physique est client sur plusieurs dossiers : par exemple une SA et une SCI.

Il est d’ailleurs fréquent que les temps soient saisis sur les deux structures mais que la facturation soit regroupée sur une seule : ce qui complique vos analyses car vous gérer un code « groupe » afin de calculer la rentabilité consolidée.

Dans ce cas, n’autorisez pas non plus que la rentabilité de l’une compense celle de l’autre.

*****Analyser mieux

Nous vous rappelons que vous devez choyer votre système d’information !

Peu d’entreprises font cet effort, la GRC (gestion de la relation clients aussi baptisée CRM) et la GI (gestion interne) sont souvent tenues a minima.

« D’abord les clients et la conquête des prospects en priorité, nous nous occuperons de nous quand nous en aurons le temps ! »

Cette logique, humaine et compréhensible, est une grave erreur : elle limite gravement le potentiel de développement d’une entreprise et en fragilise la pérennité.

Nos convictions dans le monde des services sont qu’il y a à gagner :

• +10 % de facturation
• +30 à 50 % de productivité.
Rien de moins…

Mais cela nécessite un travail de fond sur tous ces aspects ingrats de la gestion et de l’organisation que la plupart des dirigeants néglige : le cerveau reptilien est un chasseur de clients et de missions, pas un gestionnaire qui ne ressent pas la même excitation dans la mécanisation de processus !

À quoi tient la performance de nos entreprises !

Nous avons vu que la qualité des statistiques dépendait essentiellement de la qualité des données gérées en amont, et notamment des temps passés saisis.

Par ailleurs, cela nécessite aussi de personnaliser, et si possible, d’automatiser votre tableau de bord de gestion et de pilotage interne.

Les statistiques standard livrées dans les logiciels de gestion ne sont pas toujours ni pertinentes ni suffisantes : beaucoup d’entreprises sont donc amenées à extraire des données dans Excel puis à les retraiter manuellement, ceci périodiquement.

Une opération lourde, présentant un risque de non-fiabilité et donc peu satisfaisante.

Si vous n’avez pas d’autres possibilités, il existe des outils qui après extraction depuis votre logiciel (en format texte csv ou xls ou xlsx) captent vos données pour en faire des tableaux croisés dynamiques très facilement1.

En résumé : les 7 « plus » pour votre gestion interne et votre facturation

1 – Notre méthode est universelle et transposable dans toutes les activités de services.

2 – Son potentiel est de + 10 % de facturation en moyenne, parfois plus…

3 – Ajoutez des frais de gestion à votre facturation !

4 – Éradiquez vos mali, optimisez vos boni.

5 – La segmentation maximale qui provoque un détail plus fin des missions et des prestations est le carburant de cette facturation optimisée.

6 – La connaissance de ce qui est compris dans la mission de chaque client est fondamentale.

7 – La mécanisation de la méthode dans votre logiciel de gestion est son moteur : un turbo pour votre chiffre d’affaires !

TurboMoney permet de répondre à cette méthode de facturation optimisée dédiée aux cabinets comptables et à l’ensemble des professions de services.

Elle se fond dans la chaîne complète hébergée de gestion interne ILOA , en mode saas, disponible dès juillet 2019 et comprenant les modules suivants :

Vidéo de présentation de TurboMoney : cliquez ici
RDV pour discuter optimisation pour votre cabinet : cliquez ici