4 conseils à donner à vos clients pour qu’ils restent au top de leur trésorerie

Mettre à l’abri la trésorerie de vos clients ?

Cet excellent article est traduit du site AccountingWeb : certaines statistiques sont propres au marché américain et doivent être relativisées.

Nous avons ajouté nos propres commentaires insérés entre les petites bulles rouges.

En tant que comptable, vous êtes en première ligne pour conseiller vos clients sur comment reprendre le contrôle de leurs finances.

Adopter les meilleures pratiques et les bons outils dans la gestion de la facturation et de la relance sont les 2 premières étapes afin de profiter d’une trésorerie saine.

Richard Branson (patron de Virgin) : « Ne quittez jamais des yeux la trésorerie car c’est l’essence même de votre business ».

En réalité, selon une récente étude menée par une banque américaine, 82% des faillites d’entreprises aux Etats-Unis sont causées par une mauvaise gestion des flux de trésorerie.

[Note RCA Consulting – Il est probable que ce taux soit proche en Europe.]

Ce problème (bien trop courant) touche principalement les petites et moyennes entreprises.

Voici 4 façons de conseiller vos clients afin de leur permettre de rester au top de leur trésorerie.

1. Améliorer leur processus de facturation

La manière dont une entreprise traite le processus de facturation est souvent révélatrice de leur profil de trésorerie. Chaque petit détail a d’importantes conséquences sur le solde de trésorerie.

Il faut savoir :

  • Quand sont envoyées les factures ?
  • Sont-elles envoyées par courrier ordinaire ou électronique ?
  • Quel est le taux de relance ?
  • Le point de contact avec le client est-il optimal ?

La façon de gérer le processus de facturation est aussi important que les outils utilisés par le client.

En d’autres termes, vous ne pouvez jamais vous tromper en conseillant à vos clients de passer à la facturation électronique.

Ils doivent commencer à mettre en place de meilleurs pratiques de facturation.

Commentaire RCA Consulting : l’optimisation de ces pratiques est décrite partout sur ce blog. Elle fait l’objet de nos missions depuis 20 ans dans les cabinets d’expertise comptable.

Toute leur gestion interne est auditée et optimisée.

Pour en savoir plus :
– l’ouvrage Facturez Plus disponible ici
– la page Méthode de Facturation Optimisée
– les témoignages d’experts comptables
– le logiciel TurboMoney

Prendre un rendez-vous sans engagement pour évoquer nos accompagnement à la facturation optimisée.

Voici quelques avantages clés.

En 2019, les clients en B2B et B2C sont habitués à recevoir des données importantes par voie électronique.

Les processus manuels et sur papier sont intrinsèquement inefficaces, sujets à des erreurs et chronophages. Alors pourquoi envoyer des factures papier ?

Les commerçants doivent les imprimer et les expédier. Puis, les clients doivent traiter leur propre courrier.

A contrario, les factures électroniques parviennent instantanément au bon destinataire et offrent des avantages clés. Comme celui de pouvoir atteindre de multiples contacts et de pouvoir suivre la bonne réception et l’ouverture des factures.

Le passage à la facturation électronique :
réduit le temps de traitement de 70% et les coûts de 82% (selon une étude de Arden Partners 2018)
– mais il améliore aussi de façon spectaculaire le délai moyen de paiement clients.

L’absence de bonnes pratiques en matière de facturation est une autre cause importante de la mauvaise gestion de la trésorerie.

Ainsi, 31 % des factures de bon de commande (BC) contiennent des renseignements inexacts et nécessitent une intervention manuelle !

L’impact sur les flux de trésorerie est énorme.
32 % des paiements en retard sont causés par des erreurs de facturation (selon Tungsten Network).

Les écarts (prix ou quantité), l’absence d’un numéro de bon de commande valide représentent la plupart des erreurs de facturation. Un processus discipliné peut corriger cela !

Le choix d’une solution de facturation électronique appropriée combinée à l’adoption de bonnes pratiques réduira le risque d’erreurs et optimisera le calendrier.

La qualité de l’intégration dans votre progiciel de Gestion Intégré (y compris le CRM, la comptabilité, la gestion des flux de travail) est essentielle pour imposer les meilleures pratiques.

Commentaire RCA Consulting : l’envoi de factures en format PDF simple peut être une première étape.
Les outils de scan/OCR se répandent : en attendant l’avènement de la facture électronique, cette solution peut permettre un premier niveau d’optimisation.

2. Être réactif dans le suivi des paiements et la résolution des litiges

Certains clients ne sont que des payeurs tardifs et ont juste besoin d’être poussés. Mais la gestion de la relance affecte grandement les résultats de la collecte.

Le timing et la qualité du contenu du message sont les deux principaux facteurs de succès.

L’automatisation des rappels clients permet un timing parfait. Mais les rappels automatisés nécessitent un contenu personnalisé, avec des informations client et de facturation pertinentes.

Ainsi, l’intégration de données précises et en temps réel (profil du client, factures en attente, paiements et litiges potentiels) est nécessaire pour alimenter les relances avec le contenu approprié.

Les règles sur le mode et le moment de l’’envoi des messages doivent être personnalisées, car elles dépendent du type de client et de la nature des relations client-fournisseur.

Des exceptions peuvent être ajoutées. Si votre client principal représente 30% de vos ventes totales et reçoit de votre part 200 factures par mois, vous définirez peut-être des règles différentes que pour un client occasionnel.

La gestion des litiges est un autre problème important de trésorerie. Théoriquement, la plupart des litiges pourraient être résolus rapidement, puisque la majorité d’entre eux résultent d’erreurs factuelles (divergences de prix ou de quantités, absence de numéro de bon de commande valide).

Mais dans la réalité, ils compromettent considérablement le délai moyen de paiement des entreprises. L’une des raisons est que, la plupart du temps, les outils dédiés au processus de résolution des litiges (à l’instar d’une fonction de messagerie) ne sont pas fournis aux clients.

En conséquence, 36% des appels téléphoniques des fournisseurs concernent des erreurs de facturation. Une solution intégrée et automatisée peut contribuer au succès d’une gestion efficace de la relance et du règlement des litiges.

Commentaire RCA Consulting : l’outil TurboPilot de prévision et de suivi de trésorerie permet :
– l’agrégation des flux (achats, ventes, banques)
– et le rapprochement automatique entre les factures et les mouvements bancaires.

Par ailleurs, une balance âgée clients permet un suivi parfait des débiteurs et de l’ancienneté de leur créance.

Qui vous doit de l’argent et depuis quand ?

3. Fournir des méthodes de paiement plus efficaces

– la période moyenne de recouvrement
– les frais de transaction
– le risque de fraude
– et les taux de rebond

sont les critères les plus importants lors de la sélection des options de paiement.

La manière dont vos clients se font payer n’affecte pas seulement leur rentabilité, mais également leur cycle de trésorerie.

Les options de paiement dépendent de la pratique du secteur et de la nature de la relation client.

Aux États-Unis et au Canada, les chèques constituent toujours le mode de paiement standard dans de nombreuses transactions commerciales, y compris B2B et immobilières.

Pourtant, les chèques sont lents, très exposés à la fraude et ont des « coûts cachés » de travail supplémentaire et de traitement administratif. Ils sont également inadéquats à une facturation récurrente.

Mais les fournisseurs ont encore du chemin à faire. Ils pourraient demander à leurs clients de passer au transfert électronique de fonds, par le biais d’incitations, notamment pour les paiements récurrents.

Donnez à vos clients quelques conseils sur la manière dont ils peuvent proposer des paiements plus rapides, plus sûrs, plus fiables et moins chers.

Commentaire RCA Consulting : nous fournissons ci-dessous une analyse comparative des méthodes de paiement en France. Aucune ne comporte que des avantages mais dans le cas de paiements récurrents, le prélèvement automatique par mandat sepa ou les LCR magnétiques sont à privilégier.

Selon le Baromètre des pratiques de paiement 2017 mené par ATRADIUS :

  • La principale cause des retards de paiement en France est l’insuffisance des fonds disponibles. Les entreprises interrogées en France l’ont citée plus fréquemment pour leurs clients B2B domestiques (48,4 %) que pour leurs clients B2B étrangers (29,1 %).
  • Les problèmes de liquidités sont aussi le principal facteur de retard de paiement qui a été cité par les entreprises interrogées en Europe occidentale. Cependant, les pourcentages au niveau régional sont nettement plus élevés (clients domestiques : 52,6 %, clients étrangers : 34,5 %).
  • Les clients B2B domestiques des entreprises interrogées en France ont aussi retardé leurs paiements parce que les marchandises livrées ou les services fournis n’étaient pas conformes à leur contrat. 20,3 % des entreprises interrogées en France en ont fait état.
  • En ce qui concerne les clients B2B étrangers, la deuxième cause des retards de paiement qui a été citée le plus fréquemment est la complexité de la procédure de paiement (pour 26,2 % des entreprises interrogées).
  • La plupart des entreprises interrogées en France (42,3 %) ont déclaré que les factures en retard de paiement n’ont pas eu d’impact significatif sur leurs activités. Toutefois, environ 18 % d’entre elles ont dû différer les paiements dus à leurs propres fournisseurs à cause des retards de paiement de leurs clients.

4. Inciter les clients à se faire payer tôt

Les commerçants peuvent adopter des stratégies d’incitation pour être payés plus rapidement.
Ces incitations dépendent du secteur et du modèle économique.

Si une entreprise bénéficie d’une marge brute de 10%, une remise de 2% en échange de paiements anticipés ne sera pas appropriée. A la place, on peut envisager de donner de petits services supplémentaires.

Exemples d’incitations clients :

  • petits services supplémentaires
  • remise pour paiements anticipés (solde payé avant une certaine date ou facture annuelle/mensuelle)
  • plus grande flexibilité (par exemple : un acompte requis pour réserver une date de livraison)  

Conclusion

Toutes les entreprises peuvent améliorer leur gestion de trésorerie.

Pour ce faire, elles doivent adopter les meilleures pratiques en matière de facturation, de suivi des clients et de mesures incitatives.

En outre, une solution intégrée et automatisée appropriée les aidera à gérer efficacement le cycle complet de facturation jusqu’à l’encaissement.

Avec votre aide, cela peut être réalisé !

Commentaire RCA Consulting : la Loi Pacte va permettre aux cabinets d’expertise comptable d’apporter de nouveaux services aux clients notamment sur le plan de la trésorerie et de prestations financières..

Gestion de trésorerie

Les experts-comptables et les AGC vont pouvoir fournir plus facilement des services de gestion de trésorerie. Aujourd’hui, ils ne peuvent pas être mandatés pour régler les dettes de leurs clients ni pour encaisser leurs règlements sauf s’il s’agit des dettes fiscales ou sociales. Et ce dans la mesure où cette activité est accessoire. La future loi Pacte donnera le droit, à titre accessoire, au professionnel de recouvrer à l’amiable les créances de ses clients et de payer ses dettes. Un décret devra en fixer les conditions.

Activités numériques

Aujourd’hui, il n’est pas explicitement permis aux experts-comptables, ni aux AGC, de fournir des prestations numériques, financières et environnementales. Le projet de loi Pacte apporte une clarification en autorisant, explicitement ces professionnels à réaliser des études et des travaux dans ces domaines.

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